Aspek Legalitas Dalam Proses Pengarsipan

Pelatihan Sdm

Aspek Legalitas Dalam Proses Pengarsipan

 

Aspek legalitas dalam proses pengarsipan kearsipan (Records Management) merupakan sistem yang dikembangkan untuk mengatasi permasalahan dokumentasi informasi, menurut Wikipedia. Banyaknya aktivitas yang menyebabkan meluasnya ledakan informasi dalam bentuk dokumen yang ditemukan dalam setiap perusahaan. Tujuan kearsipan yaitu untuk memudahkan penyimpanan dan pencarian kembali informasi yang dianggap penting dalam perusahaan. Keefektifan atau tidaknya tergantung pada rancangan kearsipan pada setiap perusahaan.

Arsip dapat dibedakan menjadi dua kelompok yaitu, arsip transaksi yang terdiri dari cek, dokumen pemesanan, dokumen pembelin dan nota-nota lainnya. Arsip transaksi ini biasanya diatur secara sederhana berdasarkan urut nomor atau tanggal keluarnya. Sedangkan arsip referensi merupakan arsip yang memerlukan sistem penyimpanan dan penelusuran yang lebih rumit. Arsip ini terdiri dari dokumen surat menyurat, laporan, notulen rapat, akte perusahaan dan lain-lainnya.

Pengelolaan sistem arsip yang baik merupakan salah satu keharusan yang harus dimiliki oleh suatu organisasi/perusahaan untuk memudahkan kelangsungan dan keberhasilan dalam mengelola sistem arsip di dalamnya. Manfaat dengan adanya sistem kearsipan ini dapat memberikan manfaat baik secara internal maupun eksternal perusahaan. Arsip yang dibuat harus menjadikan sumber informasi acuan dan bahan pembelajaran berikutnya untuk perusahaan atau pihak yang berkepentingan.

Pengaturan kearsipan yang sebelumnya diatur dalam UU No 73 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan lalu kemudian digantikan dengan UU.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan yang disahkan dan diundangkan pada tanggal 23 Oktober 2009. UU No 43 Tahun 2009 memberikan Kepastian Hukum dalam penyelenggaraan Kearsipan Nasional yang artinya undang-undang ini akan memberikan kepastian hukum untuk segala aktifitas penyelenggaraan kearsipan dalam perusahaan/organisasi. Arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Aspek legal digitalisasi dan dampak hukum terhadap arsip mempunyai dampak teknologi informasi terhadap administrasi yaitu meliputi :

1.Perubahan cara bekerja

Dengan adanya perkembangan teknologi informasi untuk melakukan kegiatan terkait dunia administrasi dan pengarsipan dapat dilakukan ditempat yang nyaman untuk melakukan keadministrasian. Pekerjaan bisa dilakukan dengan lebih menyesuaikan kondisi yang mungkin memang tidak bisa dilakukan di tempat yang mungkin kurang begitu leluasa untuk melakukannya.

2. Perubahan cara berkomunikasi

Cara berkomunikasi dapat dilihat untuk saat ini sudah tidak lagi dilakukan dengan cara yang kaku dan konvensional. Saat ini sudah umum dan wajar apabila dalam menyampaikan informasi terkait akan diselipkan lewat pesan singkat atau pesan elektronik dan multimedia, sambil menunggu dikirimkannya informasi yang berbasis kertas atau hard copy. Penggunaan telepon kantor dengan yang masih manual saat ini cukup dengan mengirimkan voice mail, voice notes, Whatsapp, mesenger, email, dan media sosial lainnya akan mempermudah informasi yang didapatkan dengan baik dan lebih mudah dan bahkan bisa lebih rinci detil informasi yang didapatkannya.

3. Perubahan persepsi tentang efisiensi

Perubahan ini membuktikan bahwa efisiensi sangatlah diperlukan dalam tata kelola administrasi yang terus berkembang jenisnya dan diperlukan pemikiran yang benar-benar bisa membuat semuanya menjadi lebih efisien dan praktis.

4. Perubahan dalam penciptaan, pengelolaan dan penggunaan informasi/arsip 

Untuk penciptaan, pengelolaan dan penggunaan informasi atau arsip yang masih konvensional dan mengandalkan sarana manual, semisal mesin tik, mesin stensil, kertas, untuk saat ini sudah sangat berkembang. Banyak informasi atau arsip yang penciptaannya saat ini sudah menggunakan sarana atau media elektronik misalnya dengan kamera digital, video, komputer dan sarana digital lainnya.