Cara Efektif Sekretaris Dalam Mengelola Pimpinan

Cara Efektif Sekretaris Dalam Mengelola Pimpinan

Kedudukan seorang sekretaris memiliki peranan yang begitu penting dalam sebuah organisasi, seiring dengan perkembangan zaman dan permasalahan yang kompleks. Salah satu tugas utamanya adalah membantu kelancaran tugas pimpinan, apabila sekretaris tidak ada maka pekerjaan menjadi terhambat, baik dari segi tenaga, pikiran dan waktu sehingga berkurangnya efisiensi kerja, karena pimpinan tidak dapat mengendalikan perusahaan ataupun seluruh bawahannya langsung, sehingga operasional perusahaan menjadi berjalan lambat. Kelancaran tugas pimpinan kadang menjadi tidak terlaksana, karena kurang diperhatikannya hal-hal yang bersifat rinci. Seorang pimpinan dituntut untuk mengetahui segala situasi dan kondisi perusahaannya, serta bagaimana memanfaatkan waktu dengan efektif dan efisien.

Guna menjamin kelancaran tugas tersebut, tentunya diperlukan tenaga sekretaris yang terdidik dan terampil yang mampu mengetahui dengan tepat, tugas pokok organisasi dan pimpinannya serta tanggung jawabnya. Dalam bekerja maka seorang sekretaris, mempunyai tanggung jawab yang cukup besar yaitu meningkatkan dan mempertahankan citra atasan,  dalam hal ini sekretaris dituntut untuk selalu menjaga nama baik atasan dalam hal apapun baik dalam lingkungan perusahaan maupun di luar lingkungan  perusahaan.   Mempertahankan citra atasan terkadang juga harus melakukan tindakan atau perkataan yang berbeda dengan fakta yang ada, seperti apabila atasan datang terlambat  maka sekretaris harus dapat berargumen bahwa atasan terlambat karena adanya pekerjaan yang di lakukan diluar kantor.  Demikian juga untuk hal lainnya.  Hal ini dilakukan agar citra atasan tetap baik.

Beberapa pimpinan memiliki perilaku yang berbeda, oleh sebab itu dalam peranan seorang sekretaris harus dapat efektif dalam mengelola pimpinan sekaligus juga menyelesaikan berbagai macam pekerjaannya. Kuncinya adalah untuk secara proaktif mengelola pimpinan. Mengelola yang dimaksud adalah tentang mendapatkan kepercayaan dan rasa hormat dari pimpinan.

Maka penting bagi sekretaris untuk melakukan beberapa cara efektif mengelola pimpinan seperti berikut ini :

1.  Ketahui karakter pimpinan

Sekretaris perlu dapat menganalisa karakter pimpinan. Pimpinan tersebut seseorang yang seperti apa, sikap dan sifatnya yang biasa ditunjukkan dalam rutinitas kerja. Apabila telah mengetahui dan memahami karakter pimpinan, sekretaris juga dapat belajar bagaimana melakukan langkah terbaik dalam mengatasi hal-hal yang berkaitan dengan pimpinannya.

2.  Cari tahu motivasi pimpinan, jangan biarkan berdampak pada pekerjaan

Ketika pimpinan menyulitkan, carilah beberapa sudut pandang lain agar lebih objektif, apakah pimpinan memang sedang marah atau ada kebutuhan yang sebenarnya diperlukan. Satu hal yang perlu diingat adalah selalu bekerja dengan maksimal sehingga pimpinan pun akan memberikan penilaian yang baik terhadap pekerjaan.

3.  Selalu siap selangkah lebih awal

Disinilah pentingnya mengetahui karakter pimpinan, ketika suatu masalah pekerjaan terjadi dapat diantisipasi dan berinisiatif dengan menyiapkan jawaban atau penyelesaian yang baik atas masalah tersebut, sehingga peran tetap menjaga hubungan baik dengan pimpinan dan menunjukkan bahwa seorang sekretaris yang profesional memiliki tanggung jawab yang tinggi terhadap pekerjaannya.

4.  Gunakan pendekatan yang baik seperti rekan sedang bertukar pikiran

Ketika menghadapi masalah apalagi dengan orang yang tidak memiliki kesepahaman, maka lebih baik menggunakan pendekatan yang baik, bisa dengan cara mencari tahu apa yang menjadi ketidaksepahaman, mendengarkan, dan mencoba posisikan diri dari segi pimpinan dan diri sendiri.

5.  Menjalin sinergi dengan pimpinan

Menjalin sinergi dengan pimpinan ini sangatlah penting bagi sekretaris. Bangunlah sinergi dengan pimpinan untuk mencari cara terbaik dalam mengatasi persoalan, dan merasa memiliki tujuan yang sama dengan pimpinan yaitu untuk mengembangkan organsisasinya. Dengan sinergi yang baik maka komunikasi akan berjalan dengan baik.