Ciri-Ciri dan Fungsi Korespondensi Bisnis

Pelatihan Sdm

Ciri-Ciri dan Fungsi Korespondensi Bisnis

 

Ciri-Ciri dan fungsi korespondensi bisnis, dalam kegiatan administrasi perkantoran pasti tak luput dengan aktivitas korespondensi. Korespondensi adalah aktivitas pengutaraan maksud dengan menggunakan komunikasi tulis. Aktivitas ini biasanya dilaksanakan di dunia birokrasi, kantor, organisasi atau perusahaan yang mana bisa atas nama individu dan kelompok. Korespodensi bisnis merupakan suatu kegiatan korespondensi yang dilakukan dalam dunia bisnis, baik dalam bentuk dalam surat, memo, agenda, proposal, maupun laporan bisnis. Surat merupakan sarana komunikasi tertulis yang disampaikan oleh suatu pihak kepada pihak lain dengan menggunakan media tertentu. Salah satu hal yang membedakan surat biasa dengan surat bisnis adalah tujuan penulisanya. Surat bisnis berorientasi pada kegiatan bisnis maupun gaya bahasa yang digunakanya. Dalam perkembangnya, seseorang dapat menulis dan mengirimkan surat dengan secarik kertas maupun dengan elektronik (e-mail).

Dalam korespondensi bisnis atau surat-menyurat bisnis memiliki bahasa tersendiri yaitu bahasa korespondensi bisnis. Ciri-ciri bahasa korespondensi bisnis adalah jelas, lugas, serta menarik dan santun.

1.  Jelas

Pengertian jelas disini adalah kalimat yang tertulis dalam surat mudah dimengerti dan bebas dari kemungkinan salah tafsir. Dalam korespondensi bisnis, dituntut kecermatan dalam pemilihan kata, keutuhan kalimat dan penggunaan tanda baca.

2.  Lugas

Pengertian lugas ialah hemat. Hemat berarti ekonomis dalam menggunakan kata, tetapi dengan cakupan makna yang lengkap.

3.  Menarik dan Santun

Bahasa yang menarik tidak harus indah seperti bahasa yang digunakan dalam syair. Bahasa menarik disini maknanya ialah bahasa yang hidup dan santun, menghindari pengulangan kata yang menjemukan dan mampu membangkitkan minat pembaca.

Selain sebagai alat komunikasi, surat bisnis memiliki fungsi antara lain sebagai berikut :

  1. Surat bisnis berfungsi sebagai wakil atau duta bagi pengirim surat. Dalam kaitannya dengan dunia bisnis, surat bisnis berfungsi sebagai pembawa pesan-pesan bisnis dari pengirim pesan kepada pihak lain. Oleh karena surat bisnis dapat berfungsi sebagi wakil dari pengirim surat, pengirim surat perlu memperhatikan berbagai kaidah penting dalam penulisan surat, misalnya: objektifitas, sistematika, kesederhanaan, dan kemudahan dipahami (kejelasan).
  2. Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan, buah pikiran atau gagasan yang berkaitan dengan masalah-masalah bisnis, misalnya: surat permintaan informasi produk baru, surat penawaran produk baru, surat pemesanan produk, surat penagihan, surat penerimaan, surat penolakan, dan surat pangaduan (klaim).
  3. Alat bukti tertulis (dokumen tertulis), misalnya surat perjanjian jual beli, surat perintah kerja, surat kerja sama, surat bukti tanda terima, dan faktur. Melalui surat-surat bisnis yang dapat dipakai alat bukti historis.
  4. Alat untuk mengingat, misalnya surat-surat bisnis yang diarsipkan, pada saat dibutuhkan surat-surat tersebut dapat dilihat dan di cek kembali.
  5. Bukti sejarah (historis), misalnya surat-surat izin pendirian usaha, surat penggabungan usaha (merger).
  6. Pedoman kerja, misalnya surat keputusan dan surat perintah (instruksi kerja). Surat-surat bisnis tersebut berfungsi sebagai pedoman atau acuan dalam melaksanakan suatu kegiatan bisnis.