Dasar Penyelenggaraan Meeting dan Pemahaman Jenis-Jenis Meeting

Pelatihan Sdm

Dasar Penyelenggaraan Meeting dan Pemahaman Jenis-Jenis Meeting

Rapat (meeting) merupakan pertemuan atau berkumpulnya minimal dua orang atau lebih untuk memutuskan suatu tujuan. Rapat juga dapat dijadikan sebagai media untuk berkomunikasi antar manusia atau pimpinan kantor dengan stafnya. Rapat juga dapat diartikan sebagai media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka yang sering diselenggarakan atau dilakukan oleh banyak organisasi baik itu swasta ataupun pemerintah. Rapat sering dijadikan seseorang atau sekelompok orang untuk menyatukan pemikiran guna melaksanakan urusan tertentu. Pada pengertian lain rapat juga dapat diartikan sebagai kumpulan sekelompok orang yang bersifat formal dengan melibatkan empat orang atau lebih dengan tujuan untuk berkomunikasi, perencanaan, penetapan kebijakan, pengambilan keputusan, dan pemberian motivasi. Sasaran akhir diadakannya rapat yaitu untuk mempertemukan peserta rapat secara langsung demi terjalinnya komunikasi, agar peserta rapat dapat berkontribusi langsung dalam pembicaraan sehingga pemikiran atau gagasan untuk penyelesaian masalah dapat tersampaikan langsung, agar peserta rapat dapat terangsang secara langsung dalam memahami setiap permasalahan yang dihadapi, agar peserta rapat dapat sama-sama berkontribusi dalam pencapaian tujuan tertentu.

Sebelum rapat diselenggarakan, pimpinan rapat harus menentukan tahapan-tahapan untuk keberhasilannya. Untuk itu, pimpinan harus menetapkan perlu atau tidaknya penyelenggaraan rapat, menentukan tujuan, memilih peserta, menyusun agenda, dan menyiapkan lokasi rapat. Karena rapat merupakan aktivitas yang memerlukan biaya dan waktu. Maka sebelum undangan disampaikan, perlu ditetapkan bahwa rapat merupakan satu-satunya cara terbaik untuk mencapai tujuan. Penyelenggaraan suatu rapat dipertimbangkan berdasarkan perlu atau tidaknya interaksi kelompok untuk membahas suatu subyek. Jika subyek yang akan dibicarakan cukup disampaikan secara tertulis dengan menggunakan memo atau dengan suatu percakapan, maka rapat tidak perlu diselenggarakan. Tidak setiap permasalahan yang timbul dalam suatu organisasi harus diselesaikan melalui rapat.

Perlu atau tidaknya penyelenggaraan rapat didasarkan pada beberapa pertimbangan sebagai berikut :

1. Tujuan Rapat

Tujuan rapat berdasarkan urgensi harus ditetapkan dengan tepat pada tahap permulaan. Jika tidak ada permasalahan serius untuk dibahas, rapat tidak perlu diselenggarakan.

2. Ketepatan Waktu

Penyelenggaraan rapat perlu mempertimbangkan waktu yang tepat untuk membahas suatu permasalahan dan kelengkapan informasi. Lebih baik tidak menyelenggarakan rapat dari pada menunda undangan yang telah disampaikan.

3. Kemungkinan Terjadi Sesuatu Jika Rapat Tidak Diselenggarakan

Jika tidak ada kemungkinan terjadinya sesuatu karena tidak diselenggarakannya rapat, maka rapat tidak perlu dilaksanakan. Namun, jika penyelenggaraan rapat ditetapkan bahwa tanpa rapat keputusan akan tertunda atau informasi penting tidak akan tersampaikan kepada mereka yang berkepentingan, hal ini merupakan alasan yang tepat untuk penyelenggarakan rapat.

4. Alternatif Selain Rapat

Rapat bukan satu-satunya cara untuk berbagi ide dan informasi dalam organisasi. Pembicaraan telepon atau memo dapat berfungsi membicarakan tujuan dengan lebih efisien.

Suatu perusahaan tentunya pasti sering melaksanakan rapat guna meningkatkan kerja sama antar karyawan. Namun, ternyata rapat dapat dibedakan menjadi beberapa jenis tergantung pada faktor peninjauannya.

Berikut jenis-jenis rapat (meeting) yang perlu ketahui :

1. Rapat Menurut Tujuannya :

a. Rapat Penjelasan

Rapat yang membahas mengenai penjelasan kepada semua anggota.

b. Rapat Pemecahan

Rapat yang akan membahas guna mencari solusi pemecahan dari suatu masalah.

c. Rapat Perundingan

Rapat yang tujuannya untuk menghindari adanya suatu perselisihan antara seluruh karyawan.

2. Rapat Menurut Sifatnya :

a. Rapat Resmi

Rapat yang akan membahas masalah-masalah yang sangat penting dan biasanya akan mengikuti peraturan yang sudah ditetapkan untuk melancarkan jalannya rapat.

b. Rapat Tidak Resmi

Rapat yang diadakan tidak berdasarkan perencanaan yang formal atau rapat yang tidak memerlukan persiapan yang khusus. Biasanya rapat ini akan membahas hal-hal yang terjadi secara tiba-tiba.

c. Rapat Terbuka

Rapat yang bisa diikuti oleh seluruh anggota dan rapat ini tidak membahas sesuatu permasalahan yang bersifat tidak rahasia.

d. Rapat Tertutup

Rapat yang hanya diikuti oleh beberapa anggota saja dan rapat ini membahas sesuatu yang bersifat rahasia.

3. Rapat Menurut Jangka Waktunya :

a. Rapat Mingguan

Rapat yang diadakan seminggu sekali dan biasanya akan membahas masalah-masalah yang bersifat rutin.

b. Rapat Bulanan

Rapat yang diadakan sebulan sekali dan biasanya akan membahas masalah-masalah yang terjadi selama sebulan yang lalu.

c. Rapat Semesteran

Rapat yang diadakan setiap enam bulan sekali dan biasanya akan membahas masalah-masalah yang terjadi selama enam bulan yang lalu dan akan membahas program-program yang nantinya akan dijalani untuk enam bulan kedepan.

d. Rapat Tahunan

Rapat yang diadakan setiap satu tahun sekali dan biasanya akan membahas progres yang terjadi selama satu tahun terakhir.

4. Rapat Menurut Frekuensinya :

a. Rapat Rutin

Rapat yang sudah ditentukan pelaksanaannya.

b. Rapat Insidentil

Rapat yang tidak terjadwalkan sebelumnya dan biasanya rapat ini akan membahas masalah yang bersifat penting yang harus segera diselesaikan secara bersama-sama.

5. Rapat Menurut Hubungan Dalam Organisasi :

a. Rapat Vertikal

Rapat yang diikuti oleh pimpinan dan anggota guna memberikan informasi tentang berbagai peraturan dan kebijakan pimpinan atau dalam hal untuk mengambil keputusan.

b. Rapat Horizontal

Rapat yang hanya diikuti oleh karyawan yang memiliki jabatan yang sama. Biasanya rapat ini dilakukan untuk mendapatkan koordinasi dan kerjasama guna menghindari adanya duplikasi pekerjaan dan menghindari ketidak tanggung jawaban dari masing-masing karwayan dalam melaksanakan pekrjaan.

6. Menurut Pelaksanaannya :

a. Rapat Kerja Terpimpin

Rapat yang dimana pimpinan memegang peran utama dalam hal pengambilan keputusan. Biasanya rapat ini dilakukan dalam rangka memberikan penjelasan tentang peraturan atau petunjuk agar dalam pelaksanaannya dapat berlansung dengan serentak dan bersamaan.

b. Rapat Kerja Terbuka

Rapat yang dimana pimpinan tidak memegang peran utama dalam rapat dan memberikan kesempatan bagi para anggota untuk mengeluarkan saran-saran positif. Rapat ini bertujuan untuk mendapatkan sumbangan saran dari seluruh anggota.