Effective Purchasing and Procurement Management

Effective Purchasing and Procurement Management

 

Manajemen pembelian (purchasing management) adalah salah satu mata rantai kegiatan manajemen material. Manajemen pembelian berfungsi sebagai penghubung antara pemasok dan perusahaan dalam hal pengadaan barang dan jasa bagi kegiatan operasional perusahaan. Manajemen pengadaan (procurement management) adalah menyediakan input, berupa barang maupun jasa, yang dibutuhkan dalam kegiatan produksi maupun kegiatan lain didalam perusahaan. Selain itu bagian pengadaan biasanya bertugas menyediakan jasa seperti jasa transportasi dan pergudangan, jasa konsultasi, dan lain sebagainya.

Kegiatan purchasing merupakan salah satu fungsi dasar dari sebuah perusahaan, fungsi purchasing ini dikatakan dasar karena suatu perusahaan tidak akan dapat beroperasi dengan baik tanpa adanya fungsi tersebut. Purchasing sangat penting untuk dikelola dengan sungguh-sungguh karena ruang lingkup dari purchasing tidak hanya sebatas bagaimana manajemen berhasil menerapkan suatu mekanisme pengadaan barang secara tepat waktu dan sesuai dengan target harga, namun lebih jauh lagi adalah bagaimana menetukan strategi kemitraan antar perusahaan yang efektif. Dalam penerapannya, secara sekilas fungsi purchasing terlihat sederhana namun pada kenyataannya terdapat suatu hal tertentu yang harus diperhatikan, terutama yang berkaitan dengan karakteristik barang yang dibutuhkan dan faktor-faktor eksternal di sekitar perusahaan. Oleh karena itulah manajemen dalam pembelian penting untuk diterapkan dalam perusahaan.

Prinsip merupakan hal pokok yang dijadikan pedoman dalam melakukan sesuatu. Purchasing juga mempunyai prinsip-prinsip yang dijadikan pedoman. Fungsi purchasing atau procurement dalam suatu perusahaan diadakan bukan untuk dirinya sendiri, tetapi diadakan untuk kepentingan bagian atau fungsi-fungsi lainnya. Oleh karena itu prinsip kerja dari fungsi purchasing dan procurement harus diatur sedemikian rupa sehingga mampu memberikan kontribusi yang besar bagi keberhasilan perusahaan.

Isi pokok dari prinsip purchasing itu adalah sebagai berikut:

1. The Right Price

Salah satu dari prinsip manajemen pembelian (purchasing management) adalah the right price. The right price merupakan nilai suatu barang yang dinyatakan dalam mata uang yang layak atau yang umum berlaku pada saat dan kondisi pembelian dilakukan.

2. The Right Quantity

Jumlah yang tepat dapat dikatakan sebagai suatu jumlah yang benar-benar diperlukan oleh suatu perusahaan pada suatu saat tertentu.

3. The Right Time

The right time menyangkut pengertian bahwa barang tersebut tersedia setiap kali diperlukan. Dalam hal ini persediaan barang haruslah diperhitungkan karena jika ada persediaan barang tentunya ada biaya perawatan barang tersebut.

4. The Right Place

The right place mengandung pengertian bahwa barang yang dibeli, dikirimkan, atau diserahkan pada tempat yang dikehendaki oleh pembeli.

5. The Right Quality

The right quality adalah mutu barang yang diperlukan oleh suatu perusahaan sesuai dengan ketentuan yang sudah dirancang yang paling menguntungkan perusahaan.

6. The Right Source

The right source mengandung pengertian bahwa barang berasal dari sumber yang tepat. Sumber dikatakan tepat apabila memenuhi prinsip-prinsip yang lain yaitu the right price, the right quantity, the right time, the right place, and the right quanlity.

Dalam proses pengadaan (procurement) barang atau jasa, ada prinsip-prinsip dasar yang menjadi acuan dalam pelaksanaan proses tersebut. Prinsip-prinsip dasar tersebut diantaranya adalah efisien, efektif, terbuka dan bersaing, transparan, adil atau tidak diskriminatif, dan akuntabel. Keenam prinsip tersebut diterapkan dengan tujuan mendorong praktik procurement barang atau jasa yang baik dan menekan kebocoran anggaran (clean governance).

Namun, bagaimana penerapan keenam prinsip dasar tersebut secara nyata dalam proses procurement barang atau jasa? Berikut ini detail penjelasannya :

1. Efisien

Efisien maksudnya procurement barang atau jasa harus diusahakan dengan menggunakan dana dan daya seminimal mungkin untuk mencapai sasaran yang ditetapkan dalam waktu sesingkat-singkatnya dan dapat dipertanggungjawabkan. Istilah efisiensi dalam pelaksanaannya tidak selalu diwujudkan dengan memperoleh harga barang atau jasa yang termurah karena di samping harga murah, perlu dipertimbangkan ketersediaan suku cadang, panjang umur dari barang yang dibeli serta besarnya biaya operasional dan biaya pemeliharaan yang harus disediakan di kemudian hari.

2. Efektif

Efektif artinya memberikan hasil, pengaruh, dan daya guna. Sehingga dapat diartikan prinsip efektif dalam proses procurement barang atau jasa adalah bagaimana proses procurement tersebut menghasilkan barang atau jasa yang akan benar-benar bermanfaat dan berpengaruh bagi pemenuhan kebutuhan barang atau jasa perusahaan.

3. Terbuka dan Bersaing

Procurement barang atau jasa harus terbuka bagi penyedia barang atau jasa yang memenuhi persyaratan yang jelas dan transparan agar tercipta persaingan yang sehat. Dengan prinsip terbuka ini, setiap penyedia yang kompeten akan mendapatkan kesempatan yang sama besar untuk mengikuti bahkan memenangkan lelang.

4. Transparan

Proses procurement yang transparan artinya ada kejelasan penyampaian informasi secara meluas kepada seluruh calon peserta. Informasi ini harus dapat diterima oleh setiap pemeran dunia usaha yang berpotensi ikut dalam proses procurement barang atau jasa. Setelah informasi tersampaikan, harus ada jeda waktu yang diberikan untuk menerima respons dari pengumuman tersebut.

5. Adil atau Tidak Diskriminatif

Adil atau tidak diskriminatif maksudnya adalah pemberian perlakuan yang sama terhadap semua calon yang berminat. Ini ditujukan untuk menciptakan persaingan yang sehat dan tidak menguntungkan pihak tertentu dengan dan atau alasan apapun.

6. Akuntabel

Prinsip akuntabel pada proses procurement berarti harus mencapai sasaran baik fisik, keuangan, maupun manfaat bagi kelancaran pelaksanaan tugas umum pemerintahan dan pelayanan masyarakat. Selain tercapainya sasaran, prinsip akuntabel juga menekankan pentingnya pertanggungjawaban dalam proses pencapaian tersebut.

Dalam procurement management terdapat pula sebuah aplikasi pendukung proses administrasi, aplikasi tersebut disebut E-Procurement. E-Procurement merupakan sebuah aplikasi internet untuk keperluan proses pengadaan. Dengan internet perusahaan bisa mengirim RFQ dan PO ke supplier, melakukan lelang secara elecktronik (online), membagi informasi-informasi yang kritis, dan lain sebagainya. Dalam kenyataannya, aplikasi E-Procurement bisa bermacam-macam dan masing-masing punya fitur yang berbeda.

Beberapa keuntungan E-Procurement antara lain :

  1. Proses-proses administratif bisa dilangsungkan lebih cepat, akurat, dan murah. Mengundang supplier untuk memasukkan proposal atau penawaran tidak lagi dilakukan lewat surat atau fax, tetapi bisa dilakukan dengan fasilitas web. Calon-calon supplier bisa mendapatkan pesan tersebut dengan cepat dan akurat dimanapun mereka berada asalkan tersambung dengan jaringan internet.
  2. Perusahaan yang menggunakan sistem lelang bisa mendapatkan keuntungan berupa harga yang jauh lebih murah karena supplier akan sedapat mungkin menurunkan harga penawaran agar bisa menjadi pemenang.
  3. Perusahaan bisa mendapatkan calon-calon supplier yang lebih banyak dari berbagai tempat sehingga berpeluang untuk melakukan transaksi dengan supplier yang lebih berkompeten.
  4. Perusahaan maupun supplier bisa melacak transaksi maupun proses-proses fisik (pengiriman, dll) sehingga kedua belah pihak cepat mengetahui apabila ada masalah yang membutuhkan penanganan lebih lanjut.

Pihak perusahaan maupun supplier bisa melakukan proses-proses tersebut dari mana saja asalkan terhubung dengan jaringan internet.