Etika Seorang Sekretaris Profesional

Pelatihan Sdm

Etika Seorang Sekretaris Profesional

 

Etika seorang sekretaris profesional, Seorang sekretaris dituntut harus bisa melakukan berbagai pekerjaan. Selain itu, sekretaris merupakan pintu gerbang suatu perusahaan, bahkan dapat dikatakan bahwa perusahaan itu bagus atau tidaknya dapat dilihat dari sekretarisnya, sehingga sebagai seorang sekretaris harus menjaga sikap dan perilaku baik itu di dalam kantor maupun di luar kantor. Bahkan seorang sekretaris memiliki kode etik khusus bagi sekretaris yang di buat oleh Ikatan Sekretaris Indonesia. Dalam dunia kerja, pengamalan etika sangatlah penting. Dapat dikatakan penting karena dengan penerapan etika dalam dunia kerja akan memudahkan seseorang menyesuaikan diri, memudahkan menjalin hubungan dengan orang lain dan memudahkan untuk diterima dan dihargai di khalayak umum.

Seorang sekretaris yang profesional tentunya mempunyai sikap-sikap yang patut untuk diteladani, yaitu diantaranya :

  1. Personality, yaitu diantaranya sabar, tekun disiplin, tidak mudah menyerah, berpenampilan menarik, loyal, pandai berbicara, sopan dan bisa menjaga nama baik perusahaannya.
  2. General Knowledge, yaitu memiliki kemampuan memadai terhadap segala sesuatu perubahan dan perkembangan yang terjadi terutama yang berkaitan dengan aktivitas di dalam perusahaannya.
  3. Special Knowledge, yaitu memiliki pengetahuan yang berkaitan khusus dengan posisinya sebagai seorang sekretaris yang berpengalaman.
  4. Skill and Technic, yaitu diantaranya meliputi kemampuan mengetik, korespondensi, stenografi, dan kearsipan.
  5. Praktis, yaitu kemampuan melaksanakan tugas sehari-hari seperti menerima telepon, menerima tamu, menyiapkan rapat, membuat agenda pimpinan, mengelola kearsipan dan semuanya yang berhubungan dengan kesekretariatan.

Seorang sekretaris yang baik dan profesional, pasti dengan mudah dikenali dari penampilan dan sikapnya, seperti dari tata cara berbicaranya, cara duduknya, dari cara menerima telefon, menerima tamu dan masih banyak lagi. Hubungan antar pekerja kantor menuntut setiap orang untuk berlaku etis terhadap sesamanya. Dalam pengertian sehari-hari, etika sering disamakan dengan istilah etiket atau moral. Secara etimologi, istilah etika dalam bahasa Yunani “ethicos” atau berasal dari bahasa latin “ethicus” yang berarti kebiasaan. Etika adalah ilmu pengetahuan tentang dasar-dasar moral. Sasaran etika adalah moralitas, yaitu agar individu dapat membedakan mana yang baik dan mana yang jelek. Etika sekretaris adalah hakikat kebaikan yang perlu dilaksanakan dan dihayati oleh sekretaris. Etika sekretaris meliputi hal-hal sebagai berikut : jujur, setia, tanggung jawab, dan dedikasi.

Berikut ini uraian dan hal yang perlu menjadi perhatian sekretaris mengenai etika sekretaris profesional, yang meliputi :

1.  Cara Berbusana

Ada beberapa hal yang harus diperhatikan seorang sekretaris pada saat berbusana, misalnya : waktu, keadaan jasmani, iklim, bahan, warna, motif pakaian, kosmetik, aksesori.

2.  Cara Berbicara

Ada beberapa hal yang harus diperhatikan pada saat berbicara, yaitu :

  • Jangan ceroboh
  • Jangan menyinggung perasan orang lain
  • Jangan memperbincangkan masalah pribadi
  • Jangan gemar memuji diri sendiri
  • Hindari gosip
  • Jangan memotong pembicaraan orang lain
  • Jangan membesarkan persoalan sepele

3.  Cara Mendengarkan

Usahakan pembicaraan orang lain didengarkan dengan cermat (pusatkan pikiran), kemudian disaring, dipilih dan ditarik kesimpulan tentang pokok masalah yang dikemukakan oleh orang lain.

4.  Cara Duduk

    • Atur badan sedemikian rupa agar tidak merasa pegal, lelah, dan bosan
    • Khusus untuk wanita, jaga agar lutut tetap berdekatan
    • Menyilangkan kaki karena capek duduk, dapat dilakukan asal memperhatikan kesopanan
    • Hilangkan kebiasaan menggetar-getarkan kaki.
    • Jangan duduk melorot ke bawah dan kepala bersandar.

5.  Cara Berjalan

  • Jangan berjalan dengan menyeret-nyeret sepatu
  • Jaga keseimbangan badan, usahakan berjalan tidak dibuat-buat
  • Tunjukan ekspresi tanda percaya diri
  • Jika menggunakan tangga eskalator, saat tangga naik usahakan untuk pria terlebih dahulu disusul oleh wanita, sebaliknya jika tangga turun usahakan wanita terlebih dahulu disusul oleh pria.
  • Tunjukan ekspresi tanda rasa percaya diri.

6.  Cara Makan dan Minum

  • Cara makan :
    1. Segera menyesuaikan diri dengan situasi dan kondisi
    2. Pilih dan ambil makan sesuai dengan kebutuhan
    3. Sesuaikan irama makan, tidak perlu terburu-buru dan jangan terlalu lambat
    4. Hindarkan perilaku seperti orang kelaparan atau berpura-pura kenyang
  • Cara minum :
    1. Teguk air sedikit, jangan terburu-buru
    2. Aduk-aduk air jika masih panas jangan meniup-niup minuman
    3. Usahakan jangan sampai tumpah
    4. Jangan angkat tinggi-tinggi jari manis dan kelingking
    5. Tawari minum orang lain yang berada di dekat kita
    6. Cara memegang gelas juga mesti diperhatikan etikanya