Klasifikasi dan Sistem Indeks Dalam Pengelolaan Arsip

Pelatihan Sdm

Klasifikasi dan Sistem Indeks Dalam Pengelolaan Arsip

 

Klasifikasi dan sistem indeks dalam pengelolaan arsip,  Dalam kegiatan administrasi perkantoran (office administration), kearsipan menjadi kegiatan yang umum dilakukan dan pastinya arsip-arsip yang ada di perusahaan membutuhkan perlakuan khusus yang salah satu tujuannya supaya mudah ditemukan kembali apabila dibutuhkan. Klasifikasi dan indeks merupakan hal yang prinsip dalam kegiatan kearsipan. Kesalahan dalam menentukan kode klasifikasi dan indeks, akan menyebabkan kekacauan dalam pengelolaan arsip. Klasifikasi arsip digunakan sebagai dasar pengelolaan arsip baik dari tahap penciptaan, penggunaan dan penyimpanan serta penyusutan arsip.

Proses penciptaan arsip, klasifikasi arsip digunakan sebagai dasar penomoran surat. Proses penggunaan arsip, klasifikasi arsip digunakan sebagai dasar pemberkasan dan temu kembali arsip. Sedangkan dalam kegiatan penyusutan arsip, klasifikasi arsip dijadikan dasar penyusunan jadwal retensi arsip. Dalam klasifikasi terdapat penyusunan skema klasifikasi. Skema klasifikasi merupakan langkah dalam mengelompokkan masalah atau pokok permasalahan yang ada di dalam sebuah organisasi. Dalam skema klasifikasi dikenal adanya kode klasifikasi. Kode klasifikasi adalah tanda yang terdiri dari angka (ada juga yang terdiri dari huruf dan angka) untuk membedakan antara beberapa masalah yang terdapat dalam pola klasifikasi arsip. Sistem pengkodean dalam mengklasifikasikan arsip dapat dibagi menjadi 3 macam, yaitu : sistem nomor (numeric), sistem huruf (alphabetis), sistem gabungan huruf dan angka (alphanumeric).

Mengindeks dalam kegiatan kearsipan menjadi pokok perhatian, karena ini menentukan bagaimana mengatur arsip agar disimpan secara tepat dan mudah untuk ditemukan kembali. Kegunaan indeks dalam dunia administrasi adalah untuk mengelompokkan atau menyatukan arsip atau dokumen yang memiliki kode dan kegiatan yang sama kemudian disatukan ke dalam satu berkas. Dan mengindeks dapat dikatakan sebagai media penemuan kembali dokumen. Kesalahan dalam menyusun dan mengindeks suatu arsip akan menyebabkan tidak menyatunya semua berkas atau arsip, dalam kata lain arsip akan bercerai-berai sehingga sangat sulit untuk menemukannya kembali. Oleh karena itu, selain adanya pengendalian arsip yang baik, diperlukan juga ketepatan dalam mengindeks arsip. Indeks berguna untuk mengelompokkan atau menyatukan arsip yang mempunyai kode dan kegiatan yang sama yang dimasukkan dalam satu berkas.

Syarat-syarat dalam mengindeks adalah :

  1. Singkat, jelas dan mudah untuk diingat
  2. Berorientasi pada kebutuhan pemakai
  3. Merupakan kata benda atau kata pengertian kebendaan
  4. Diambil atau ditentukan dari isi surat