Langkah Agar Konferensi Pers Berjalan Sukses

Langkah Agar Konferensi Pers Berjalan Sukses

 

Langkah agar konferensi pers berjalan sukses, konferensi pers ini digelar dalam rangka untuk peluncuran produk atau layanan baru (product launching), meluncurkan kampanye iklan terbaru, mengumumkan laporan keuangan perusahaan, rebranding, media gathering, research report, dan lain sebagainya. Konferensi pers bisa dilakukan menjelang, menghadapi ataupun setelah terjadi sebuah peristiwa atau kegiatan penting dan besar. Setelah tahu tujuan dari konferensi pers, tim Public Relations juga harus tahu dan paham tentang persiapan konferensi pers ini. Nah, agar konferensi pers berjalan dengan sukses dan lancar yang ditandai dengan hadirnya seluruh media yang diundang serta mendapatkan hasil yang maksimal dengan pemberitaan yang luas, maka tim Public Relations harus mempersiapkan hal-hal berikut :

1.Memilih hari yang tepat

Soal menentukan hari untuk pagelaran konferensi pers sebenarnya bukan perkara sulit. Acara ini pada umumnya disesuaikan dengan agenda dan rutinitas wartawan saja. Biasanya, banyak perusahaan yang memilih untuk mengadakan konferensi pers pada hari Rabu atau Kamis. Dua hari tersebut disebut sebagai hari yang paling bagus karena media-media pada umumnya tengah on-fire dalam memburu berita.

2. Tunjuk media yang dikenal luas dan terkait

Dalam mempersiapkan konferensi pers, praktisi Public Relations sebaiknya tetap memegang prinsip bahwa hanya media-media berkompeten serta terkait dengan acara tersebut saja yang dapat hadir pada acara press conference baik untuk media cetak maupun media online. Mengapa demikian? Karena masing-masing media atau jurnalis memiliki kompetensi yang direpresentasikan sesuai dengan desk atau tanggung jawabnya. Sehingga, Public Relations Officer perlu mengenali, siapa saja yang ditargetkan untuk diundang, dan diharapkan akan menulis berita dari konferensi pers tersebut..

3. Tempat dan waktu yang cocok

Yang tak kalah penting dalam persiapan pagelaran konferensi pers adalah soal tempat dan waktu. Pastikan tempat untuk digelarnya press conference tersebut adalah tempat yang strategis. Untuk area Jakarta misalnya, pilih wilayah di sekitar Sudirman, Thamrin, Gatot Subroto yang paling pas karena lokasi tersebut jauh lebih mudah diakses oleh wartawan dari berbagai penjuru.

4. Menentukan key message

Persiapan penting lainnya adalah menentukan pesan inti (key message) yang berhubungan dengan materi yang ingin disampaikan kepada wartawan. Key message ini dibuat dalam bentuk press release atau siaran pers dan biasanya paling banyak memuat tiga pokok penting sebagai ”terjemahan” dari isi program atau produk yang akan diluncurkan, atau performa perusahaan. Pembuatan key messages ini harus dibuat sangat jelas sehingga tidak menimbulkan interpretasi berbeda. Tak perlu bombastis, namun pastikan untuk menawarkan sesuatu yang belum pernah diketahui sebelumnya oleh media. Bagi media yang terpenting adalah berita terbaru atau berita yang paling menarik serta unik, bukan pada materi-materi yang disodorkan.

5. Menunjuk narasumber/juru bicara

Biasanya, dalam konferensi pers diisi dengan presentasi dan diakhiri dengan sesi tanya jawab. Itulah sebabnya penunjukan narasumber atau juru bicara sebaiknya dilakukan jauh-jauh hari. Kehadiran narasumber/juru bicara dengan level/jabatan direktur utama atau pejabat setingkat direktur akan menunjukkan bobot atau keseriusan perusahaan dalam menggelar konferensi pers. Hal ini menjadi poin penting yang dapat mendorong kehadiran media yang membutuhkan informasi yang kredibel dari narasumber atau juru bicara utama.

6. Taat pada rundown yang ada

Biasanya, suatu konferensi pers berlangsung selama 2 jam hingga 3 jam, dengan waktu efektif sekitar 1 jam saja. Waktu ini termasuk puncak acara dan tanya jawab dengan media. Untuk itu, pembuatan rundown sangat penting dilakukan untuk mengatur jadwal yang disesuaikan dengan bobotnya. Selalu camkan untuk menghindari acara yang terlalu ‘ngaret’, karena ini akan berdampak pada kejenuhan wartawan dalam menunggu acara serta narasumber. Bahkan, bisa saja wartawan meninggalkan acara sebelum konferensi pers dilangsungkan.

7. Evaluasi

Kesuksesan dari suatu konferensi pers diukur dari tiga hal pokok. Pertama, jumlah media yang hadir dan mengirimkan perwakilan dalam konferensi pers tersebut. Kedua, jumlah berita yang diulas oleh sebagian besar media yang hadir. Dan yang ketiga adalah berita-berita yang muncul di media, sama atau tidak menyimpang (misleading) dari key messages yang sudah dipersiapkan. Sedangkan, media-media yang tidak dapat hadir sebaiknya tim Public Relations berinisiatif untuk mengirimkan press release atau siaran pers ke masing-masing media dengan dilengkapi keterangan tambahan atau foto yang menerangkan tentang acara dan narasumber, lengkap dengan nama dan jabatan. Umumnya, pemuatan berita dilakukan satu hingga enam hari setelah diadakannya konferensi pers. Sedangkan, untuk media-media online, biasanya tayang satu atau dua jam setelah acara konferensi pers. Untuk itu, tim Public Relations sebaiknya selalu melakukan monitoring berita dengan mengacu pada tiga parameter, yakni media mana yang memuat, jumlah pemberitaan dalam satu media, serta artikel yang diangkat apakah sesuai dengan tema atau key messages. Akan lebih baik lagi apabila tim Public Relations berinteraksi langsung dengan wartawan untuk mendapatkan feedback atau umpan balik agar pelaksanaan konferensi pers selanjutnya berjalan dengan lebih baik lagi. Hal ini termasuk juga melakukan pendekatan personal kepada para wartawan baik yang hadir maupun yang tidak hadir saat acara konferensi pers berlangsung.