Langkah-Langkah Pengelolaan Kas Kecil

Langkah-Langkah Pengelolaan Kas Kecil

 

Langkah-langkah pengelolaan kas kecil, fungsi kas kecil sangatlah membantu perusahaan dalam menjalankan segala aktivitas-aktivitas yang ada, terutama yang berkaitan dengan pengelolaan dana-dana aktivitas perusahaan yang sifatnya rutin dan jumlahnya relatif tidak besar. Kas kecil (petty cash) adalah dana kas yang dibentuk dan disediakan oleh perusahaan untuk pengeluaran-pengeluaran rutin perusahaan dalam jumlah yang kecil. Salah satu tujuan kas kecil yaitu untuk meningkatkan efektifitas dalam penggunaan dana. Kas kecil memiliki peran yang cukup penting dalam kegiatan operasional perusahaan. Pada umumnya kas kecil digunakan untuk transaksi kecil yang terjadi setiap harinya mulai jam operasional hingga akhir jam operasional atau sore hari. Perusahaan harus memiliki pengelolaan kas kecil yang baik, karena jika tidak dikelola dengan baik maka akan menganggu kelancaran operasional perusahaan tersebut. Misalnya, jika perusahaan kehabisan dana kas kecil (petty cash fund), sementara kebutuhan transportasi (pembelian bensin untuk kendaraan pengiriman barang) harus segera terpenuhi, maka mustahil jika kasir kas kecil memberikan cek atau kartu debit kepada sopir.

Pengelolaan kas kecil keuangan dilakukan oleh bagian kesekretariatan atau petugas keuangan tingkat pemula atas pengeluaran-pengeluaran tunai. Hal ini dilakukan untuk mendukung tugas pelaksanaan yang ada. Maksud diadakannya kas kecil yaitu agar kesekretariatan tidak perlu meminta dana ke bagian keuangan setiap kali ingin mengeluarkan dana. Karena pada umumnya, perusahaan akan sering mengeluarkan dana yang relatif kecil untuk berbagai kepentingan. Kas kecil biasanya digunakan untuk pembiayaan operasional perusahaan ataupun hal-hal yang berkaitan dengan aktivitas-aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan.

Berikut ini adalah langkah yang dilakukan dalam pengelolaan kas kecil :

1.  Menetapkan Batas Saldo Kas Kecil

Dari awal dibuatnya akun kas kecil, pihak manajemen harus sudah menetapkan saldo kas kecil yang disesuaikan dengan kebutuhan operasional usaha dalam jangka waktu tertentu. Terdapat dua jenis metode pencatatan kas kecil yang dapat digunakan sebagai dasar dalam menentukan jumlah saldo petty cash, yaitu :

a. Metode Imprest

Saldo kas kecil selalu tetap, sebesar jumlah saldo yang sudah ditetapkan perusahaan. Biasanya pada akhir periode, kasir kas kecil akan meminta pengisian kembali kas kecil sejumlah yang sudah dikeluarkan. Dengan demikian pengeluaran kas kecil baru dicatat pada saat pengisian kembali.

b. Metode Fluktuatif

Saldo kas kecil tidak tetap, namun berfluktuasi sesuai dengan jumlah pengeluaran kas kecil.

2.  Menentukan Kasir Kas Kecil

Setelah menentukan batas saldo telah ditetapkan, maka selanjutnya harus ada karyawan yang ditunjuk untuk bertanggung jawab terhadap pengelolaan kas kecil atau biasa disebut dengan kasir kas kecil. Karena kasir kas kecil ini menangani transaksi kecil yang sifatnya rutin, tidak semua personel dapat menempati posisi ini. Ada beberapa kriteria yang harus dipertimbangkan dalam menentukan posisi kasir, seperti menguasai dasar-dasar akuntansi, mampu menangani transaksi dalam jumlah kecil, jujur, konsisten, dan mampu menguasai program komputer seperti Microsoft Excel atau program sejenisnya. Selain itu pihak manajemen sebaiknya juga memberikan training sebelum kasir memulai tugasnya, seperti memberi arahan prosedur pengisian kembali kas kecil hingga cara rekonsiliasi kas kecil serta prosedur pembelian. Akan tetapi dibeberapa perusahaan, kas kecil juga dapat dipegang kendalainya oleh sekretaris pada masing-masing bagian dalam perusahaan.

3.  Pengisian Kembali Kas Kecil

Setelah menentukan batas saldo dan metode pencatatan kas kecil, selanjutnya financial controller memerintahkan pengisian kepada kasir umum dengan menarik kas dari bank. Kemudian uang diserahkan kepada sekretaris atau kasir kas kecil, dilakukan penghitungan secara fisik dan harus ada bukti serah terima dimana sekretaris atau kasir kas kecil menandatangani tanda terima atas dana yang diserahkan serta sebagai tanda serah terima tanggung jawab terhadap dana tersebut. Jika suatu saat saldo kas kecil minim, maka kasir kas kecil harus mengajukan permohonan pengisian kembali kepada financial controller.

4.  Penggunaan Kas Kecil

Kasir kas kecil hanya diperbolehkan melakukan pembayaran kas kecil untuk permohonan pembayaran atas pembelian yang sudah disetujui oleh financial controller. Sekretaris atau kasir kas kecil harus membuat bukti pengeluaran kas kecil untuk setiap pengeluaran yang ditanda tangani oleh penerima dana. Kemudian transaksi dicatat dalam buku kas kecil dan bukti pengeluaran harus disimpan atau diarsip.