Manajemen Kantor Yang Efektif Bagi Perusahaan

Pelatihan Sdm

Manajemen Kantor Yang Efektif Bagi Perusahaan

 

Manajemen kantor yang Efektif bagi perusahaan strategi internal, seperti membenahi administrasi kantor dalam perusahaan jarang sekali menjadi pilihan. Padahal justru dengan membenahi manajemen kantor akan memberikan hasil yang lebih signifikan, tentunya dengan biaya yang jauh lebih murah. Pengendalian perusahaan dengan manajemen kantor yang profesional akan memberikan efisiensi yang besar dalam operasional perusahaan. Paradigma baru, para pengelola perusahaan mulai menyadari bahwa bagian perkantoran atau bagian administrasi adalah jantungnya perusahaan, pusat kegiatan dari perusahaan ada di bagian administrasi. Setiap operasional perusahaan akan selalu berhubungan dengan bagian administrasi. Sehingga dengan membenahi atau mengelola bagian administrasi dengan baik, dampak positifnya akan menyebar ke seluruh bagian. Perlu menempatkan orang-orang yang mempunyai kemampuan tinggi baik dalam hal teknis maupun manajerial. Karena selain kegiatan teknis yang bersifat operasional, kegiatan dalam perkantoran juga bersifat strategik. Kantor-kantor modern saat ini cenderung memilih orang-orang yang menguasai teknologi tinggi untuk menempati jabatan sebagai manajer kator  (office manager).

Dengan demikian, pada umumnya manajemen kantor merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuai tujuan mengenai sesuatu hal atau kegiatan. Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah pekerjaan perkantoran (office work). Yang termasuk pekerjaan perkantoran diantaranya:

  • mengetik (typing)
  • menghitung (calculating)
  • memeriksa (checking)
  • menyimpan warkat/arsip (filing)
  • menelepon (telephoning)
  • menggandakan (duplicating)
  • mengirim surat (mailing)
  • mengadakan
  • mencatat
  • menyortir

Manajemen perkantoran memiliki 2 (dua) ruang lingkup pembahasan yaitu aktivitas kantor dan sarana atau fasilitas kerja kantor. Berikut ini penjelasan dari masing-masing ruang lingkup,yaitu :

1. Aktivitas Kantor

Aktivitas dari setiap kantor yang ada itu berbeda-beda. Semua tergantung dengan seberapa luas tujuan yang ingin dicapai. Aktivitas pekerjaan kantor pada umumnya terdiri dari tiga aktivitas seperti yang disebutkan dibawah ini :

a. Perencanaan Perkantoran (Office Planning)

Aktivitas ini meliputi perencanaan berbagai hal mengenai kantor seperti metode standarisasi kantor dan budgeting kantor.

b. Pengorganisasian perkantoran (Office Organizing)

Aktivitas ini menghubungkan fungsi berbagai elemen dalam sebuah organisasi menjadi sebuah kesatuan.

c. Pengawasan perkantoran (Office Controling)

Manajemen mengawasi berbagai hal seperti kualitas pekerjaan, waktu pengerjaan dan lain sebagainya.

2. Sarana atau Fasilitas Kerja Perkantoran

Jika dilihat dari pengertiannya, manajemen perkantoran juga mengurus segala hal yang mendukung jalannya pekerjaan, salah satunya sarana. Sarana-sarana ini meliputi lokasi kantor, gedung kantor, peralatan, interior, dan teknologi kantor.

3. Lokasi

Lokasi yang tepat dapat memberikan suasana kerja yang lebih kondusif dan menumbuhkan semangat. Beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk penentuan lokasi kerja adalah kemudahan akses, keamanan, dan juga lingkungan sekitar.

4. Gedung

Gedung yang dapat terlihat terawat dan menarik akan memberikan kesan saat karyawan bekerja. Selain itu kesehatan karyawan saat berada dikantor akan semakin terjaga dengan suasana gedung yang bersih. Ditambah lagi gedung memiliki fasilitas yang lengkap.

5.   Peralatan

Peralatan dalam kantor itu terbagi menjadi dua yaitu office furniture dan office supplies. Office furniture biasanya berupa kursi, meja, laci, rak dan lain sebagainya. Sedangkan office supplies merupakan barang-barang seperti kertas, pulpen, penghapus dan perlatan habis pakai lainnya.

6.   Interior

Interior ini akan memberikan keindahan pada kantor yang memberikan rasa nyaman pada karyawan. Misalnya perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor seperti ventilasi, plafon, jendela, penerangan, dan hiasan kantor.

7.   Teknologi Kantor

Perencanaan kegiatan kantor juga harus memperhatikan teknologi atau peralatan kantor apa saja yang akan dipergunakan. Peralatan atau teknologi ini menyesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja dan kebutuhan kantor.

Tujuan manajemen perkantoran menurut GR Terry dalam bukunya yang berjudul Office Management and Control, yaitu :

  1. Memberikan semua keterangan yang lengkap dan diperlukan siapa saja, kapan dan di mana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan secara efisien.
  2. Memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan biaya serendah-rendahnya.
  3. Membantu perusahaan memelihara persaingan.
  4. Memberikan pekerjaan ketatausahaan yang cermat.
  5. Membuat catatan dengan biaya minimal.