Pentingnya Sistem Manajemen Kaizen Bagi Perusahaan

Pelatihan Sdm

Pentingnya Sistem Manajemen Kaizen Bagi Perusahaan

 

Kaizen merupakan istilah dalam bahasa Jepang yang bermakna perbaikan berkesinambungan. Filsafat kaizen berpandangan bahwa hidup kita hendaknya fokus pada upaya perbaikan terus-menerus. Pada penerapannya dalam perusahaan, kaizen mencakup pengertian perbaikan berkesinambungan yang melibatkan seluruh pekerjanya, dari manajemen tingkat atas sampai manajemen tingkat bawah. Kaizen menekankan bahwa tahap pemrosesan dalam perusahaan harus disempurnakan agar hasil dapat meningkat, sehingga dapat disimpulkan bahwa filsafat ini mengutamakan proses. Dalam kaizen dipercaya bahwa proses yang baik akan memberikan hasil yang baik pula.

Dalam manajemen kaizen memiliki 2 (dua) fungsi utama :

1. Pemeliharaan

Kegiatan pemeliharaan teknologi, sistem manajemen, dan strandar operasional yang ada sekaligus menjaga standar tersebut melalui pelatihan serta disiplin dengan tujuan agar semua karyawan dapat mematuhi prosedur pengoperasian standar (SOP) yang telah ditetapkan.

2. Perbaikan

Kegiatan yang diarahkan pada meningkatkan standar yang ada.

Kedua fungsi ini disimpulkan sebagai Pemeliharaan dan Perbaikan Standar. Perbaikan ini sendiri dapat terbagi menjadi kaizen dan inovasi. Kaizen bersifat perbaikan kecil yang berlangsung oleh upaya berkesinambungan, sedangkan inovasi merupakan perbaikan drastis sebagai hasil dari investasi sumber daya berjumlah besar dalam teknologi atau peralatan. Kaizen menekankan pada upaya manusia, moral, komunikasi, pelatihan, kerja sama, pemberdayaan dan disiplin diri, yang merupakan pendekatan peningkatan berdasarkan akal sehat, berbiaya rendah.

Konsep kaizen dapat meliputi beberapa hal berikut ini :

1. Konsep 3 M (Muda, Mura, dan Muri)

Konsep ini dibentuk untuk mengurangi banyaknya proses kerja, meningkatkan mutu, mempersingkat waktu dan mencapai efisiensi.

  • Muda diartikan sebagai pengurangan pemborosan atau kesia-siaan.
  • Mura diartikan sebagai pengurangan perbedaan.
  • Muri diartikan sebagai pengurangan ketegangan.

2. Gerakan 5 S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, dan Shitsuke)

Konsep 5 S pada dasarnya merupakan proses perubahan sikap dengan menerapkan penataan, kebersihan, dan kedisiplinan di tempat kerja. Konsep 5 S merupakan budaya tentang bagaimana seseorang memperlakukan tempat kerjanya secara benar. Bila tempat kerja tertata rapi, bersih, tertib maka kemudahan bekerja perorangan dapat diciptakan. Dengan kemudahan bekerja ini, 4 (empat) bidang sasaran pokok industri yang meliputi :

  • Efisiensi Kerja.
  • Produktifitas Kerja.
  • Kualitas Kerja.
  • Keselamatan Kerja dapat lebih mudah dipenuhi.

3. Konsep PDCA (Plan, Do, Check, Action)

Langkah pertama dari kaizen adalah menerapkan siklus PDCA (plan, do, check, action) sebagian sarana yang menjamin terlaksananya kesinambungan dari kaizen. Hal ini berguna dalam mewujudkan kebijakan untuk memelihara dan memperbaiki atau meningkatkan standar. Siklus ini merupakan konsep yang terpenting dari proses kaizen.

  • Rencana (plan) berkaitan dengan penetapan target untuk perbaikan, karena kaizen adalah cara hidup, maka harus selalu ada perbaikan untuk semua bidang, dan perumusan rencana guna mencapai target tersebut.
  • Pelaksanaan (do) Melaksanakan sesuai rencana yang sudah ditetapkan.
  • Periksa (check) merujuk pada penetapan apakah penerapan tersebut berada pada jalur yang sesuai rencana dan memantau kemajuan perbaikan yang direncanakan.
  • Tindak (action) berkaitan dengan standarisasi prosedur baru guna menghindari terjadinya kembali masalah yang sama atau menetapkan sasaran baru bagi perbaikan berikutnya.

4. Konsep 5 W + 1 H

Salah satu pola pikir untuk menjalankan roda PDCA dalam kegiatan kaizen adalah dengan teknik bertanya dengan 6 pertanyaan dasar adalah 5 W + 1 H (what, who, why, where, when dan how). 6 (enam) pertanyaan tersebut merupakan pertanyaan yang dapat membantu memecahkan masalah dan memicu ide-ide. Namun terkadang orang menggunakan atau mengartikan pertanyaan-pertanyaan tersebut secara salah, sehingga analisa yang dilakukan akan menjadi tidak maksimal. Aplikasi 6 pertanyaan tersebut seperti dalam contoh ini :

  • Apa masalahnya? (What)
  • Siapa yang terlibat? (Who)
  • Di mana masalah ini terjadi ? (Where)
  • Kapan masalah ini terjadi? (When)
  • Mengapa masalah ini terjadi? (Why)
  • Serta Bagaimana Anda bisa mengatasi masalah ini? (How)

 

Secara garis besar ada kunci utama pelaksanaan kaizen dalam kegiatan industri yaitu :

  1. Menghasilkan produk sesuai dengan jadwal yang didasarkan pada permintaan pelanggan.
  2. Memproduksi dalam jumlah kecil (small lot size).
  3. Menghilangkan pemborosan.
  4. Memperbaiki penataan produksi.
  5. Menyempurnakan kualitas produk.
  6. Orang-orang yang tanggap.
  7. Menghilangkan ketidakpastian dengan pemasok.
  8. Penekanan pada pemeliharaan jangka panjang.