Peran Sekretaris Dalam Lingkungan Bisnis

Pelatihan Sdm

Peran Sekretaris Dalam Lingkungan Bisnis

Peran Sekretaris Dalam Lingkungan Bisnis , disetiap perkantoran, sekretaris sangat dibutuhkan untuk menangani arsip, urusan penjadwalan agenda rapat atau perjalanan bisnis, surat menyurat, urusan administrasi  kantor lainnya sampai dengan urusan pribadi pimpinan. Sekretaris haruslah profesional dimana mereka mampu berperan sebagai asisten bagian administrasi, sekretaris eksekutif ataupun manajer kantor. Karena mereka memiliki keterampilan yang prima dan juga berorientasi global daripada fokus terhadap tugas kerja rutin yang telah ditetapkan. Selain memiliki keterampilan dasar yang sempurna (skill) para pimpinan menginginkan sekretarisnya mempunyai attitude yang baik pula, memiliki pengetahuan yang luas dan kreatif, serta memiliki pemahaman yang tepat akan pekerjaannya.

Pentingnya peran sekretaris disetiap perusahaan membuat seorang sekretaris harus terus meningkatkan kemampuannya untuk tetap bisa berperan maksimal menjadi tangan kanan seorang pimpinan, public relations, dan segala aspek yang berkenaan dengan tugasnya dalam membantu pimpinan menjalankan roda perusahaan agar perusahaan tetap bisa berjalan dengan baik di dunia bisnis yang semakin sengit persaingannya.

Berawal dari semakin berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi, mengharuskan setiap individu dapat bergerak cepat dalam setiap pembelajaran yang ada. Begitu juga para pemilik perusahaan yang terus memikirkan strategi terbaru untuk perkembangan perusahaannya. Sebelumnya seorang pemimpin perusahaan banyak disibukkan oleh kegiatan pengawasan dan pembinaan stafnya. Seiring dengan persaingan bisnis yang semakin pesat, pemimpin perusahaan mulai sadar akan pentingnya strategi bisnis untuk kemajuan usahanya. Mereka akan semakin berlomba untuk merekrut seorang sekretaris sebagai pendukung dalam kesuksesan bisnisnya.

Tidak hanya bagi para pemimpin perusahaan, hal ini juga berlaku dalam dunia sekretaris. Seorang sekretaris juga dituntut untuk selalu menyesuaikan diri dengan lingkungan usahanya dan selalu memperluas wawasan. Kompetensi sekretaris harus ditingkatkan secara bertahap agar dapat bersaing dengan tenaga sekretaris asing yang dimungkinkan dapat menguasai bisnis di Indonesia. Disamping membantu pimpinan dalam hal pengawasan staf, ada beberapa pengetahuan dasar yang wajib dipelajari dan dipahami oleh seorang sekretaris.

Berikut ini adalah beberapa pengetahuan dasar bagi seorang sekretaris yang wajib untuk mulai dikuasai :

1. Pengetahuan Bidang Usaha Tempat Bekerja

Sebelum memahami produk dari perusahaan, alangkah baiknya jika terlebih dahulu tahu perusahaan bergerak dalam bidang apa. Hal ini penting bahkan untuk seorang sekretaris yang baru akan melamar ke suatu perusahaan sekalipun. Pengetahuan ini berguna untuk mengukur kemampuan diawal apakah kompetensi yang dimiliki sesuai dengan bidang yang sedang digeluti. Dengan mengetahui bidang usaha, juga dapat memberikan motivasi dalam mencari relasi guna menjual produk perusahaan nantinya.

2. Pengetahuan Produk dari Perusahaan

Seperti kata pepatah tak kenal maka tak sayang. Bagaimana bisa “menjual” perusahaan atau jasa usaha, jika belum mengenal secara mendalam tentang bisnis yang sedang digeluti. Akan menjadi nilai tambah jika seorang sekretaris dapat membantu atasannya dalam memasarkan produk jasa perusahaan. Sebagai duta perusahaan akan lebih baik jika sekretaris dapat mengenalkan produk diawal pembicaraan dengan calon klien, sehingga dapat menggiring kepada pekerjaan yang nantinya dapat menguntungkan bagi perusahaan.

3. Pengetahuan Rekanan Bisnis dan Pesaing dari Perusahaan

Tidak hanya pengetahuan akan bidang dan produk saja. Mengenal dekat rekanan bisnis perusahaan juga sangat penting, tidak hanya untuk mendatangkan pekerjaan baru tapi juga untuk menjaga kepercayaan dari rekanan bisnis. Bagaimana dengan pesaing? Mengapa harus mengenal pula? Perusahaan membutuhkan seorang pesaing untuk bisa maju. Pesaing adalah motivasi untuk dapat memberikan jasa yang lebih baik lagi. Pelajari hal positif yang dilakukan pesaing dan diskusikan dengan atasan mengenai hal tersebut. Ini juga bisa menjadi nilai tambah sebagai seorang sekretaris yang tidak harus bekerja di belakang layar saja, tapi bisa memberikan masukan berarti kepada seorang atasan.

Pada era ini dengan tingkat teknologi yang tinggi, para pimpinan membutuhkan dukungan yang besar dari para bawahannya untuk mengontrol sistem yang baru. Para pemimpin perusahaan dituntut untuk melengkapi diri dengan sederet kemampuan untuk berpacu dengan percepatan perubahan dalam dunia bisnis, sebagai penyeimbang terhadap berbagai kemudahan yang disediakan oleh kemajuan teknologi. Sedangkan kondisi dari perusahaan pada saat ini mereka harus menghadapi berbagai tantangan dan persaingan yang ketat dalam dunia bisnis. Kondisi demikian membuat para pimpinan perusahaan membutuhkan jasa sekretaris yang lebih handal dan profesional. Pengaruh dari era ini sangat besar terhadap peran dan fungsi sekretaris dimana mereka harus menyesuaikan diri dan memperluas wawasan.