Ruang Lingkup Pengelolaan Sarana Dan Prasarana Kantor

Pelatihan Sdm

Ruang Lingkup Pengelolaan Sarana Dan Prasarana Kantor

 

Sarana dan prasarana merupakan dua hal yang saling menunjang antara yang satu dengan yang satunya lagi. Namun, bukan berarti jika tidak ada salah satu, maka salah satunya lagi tidak berfungsi sama sekali. Pengertian sarana adalah alat yang dapat digunakan untuk melancarkan atau memudahkan manusia dalam mencapai tujuan tertentu. Sarana berhubungan langsung dan menjadi penunjang utama dalam suatu aktivitas. Sarana dapat berbentuk benda bergerak dan tidak bergerak dan umumnya berbentuk kecil dan bisa dipindah-pindah. Sedangkan, prasarana merupakan segala sesuatu yang menunjang secara langsung atau tidak langsung segala jenis sarana. Umumnya prasarana dimiliki dan dibangun oleh organisasi atau perusahaan dalam bentuk benda tidak bergerak.

Ruang lingkup sarana dan prasarana mencakup beberapa hal berikut ini, diantaranya yaitu :

1. Peralatan Atau Perlengkapan Kantor (Office Supplies)

Peralatan atau perlengkapan kantor merupakan alat atau bahan yang digunakan untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor, sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan dapat selesai lebih cepat, lebih tepat dan lebih baik. Peralatan atau perlengkapan kantor dibedakan menjadi 2 (dua), yaitu :

a. Dilihat dari bentuknya :

  • Peralatan atau perlengkapan kantor berbentuk lembaran, seperti kertas HVS, kertas folio bergaris, kertas karbon, kertas stensil, formulir, kertas berkop, plastik transparan, kertas karton, kertas buffalo, amplop dan map.
  • Peralatan atau perlengkapan kantor berbentuk non-lembaran, seperti pulpen, pensil, spidol, penghapus, penggaris, gunting, cutter, letter opener, dan perforator.
  • Peralatan atau perlengkapan kantor berbentuk buku, seperti buku catatan (block note), buku pedoman organisasi, buku tamu, dan buku agenda surat.

b. Dilihat dari penggunaannya :

  • Barang habis pakai, yaitu barang yang pengguanaannya hanya satu atau beberapa kali pakai atau tidak tahan lama. Contoh : kertas, tinta, karbon, klip, pensil dan pulpen.
  • Barang tidak habis pakai, yaitu barang yang penggunaannya tahan lama. Contoh : stapler, perforator, cutter, dan gunting.

2. Mesin-Mesin Kantor (Office Machine)

Mesin-mesin kantor merupakan alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor yang bekerja secara mekanik, elektrik, dan magnetik. Contoh : komputer, laptop, LCD, mesin tik manual dan elektrik, mesin fotocopy.

3. Mesin Komunikasi Kantor

Mesin komunikasi kantor merupakan sarana kantor yang digunakan untuk melakukan komunikasi, baik di lingkungan organisasi sendiri maupun ke luar organisasi. Contoh : telepon, interkom, faksimile dan telepon wireless.

4. Perabot Kantor (Office Furniture)

Perabot kantor adalah benda-benda kantor yang terbuat dari kayu atau besi untuk membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor. Contoh : meja, kursi, sofa (meja dan kursi untuk tamu), rak buku, lemari, papan tulis.

5. Interior Kantor (Office Arrangement)

Interior kantor adalah benda-benda kantor yang digunakan untuk menambah suasana jadi menyenangkan sehingga memberi semangat dan kenyamanan dalam menyeleseikan pekerjaan. Contoh : gambar presiden dan wakil presiden, gambar lambang negara, bendera, struktur organisasi, lukisan, patung, vas bunga, tanaman, dan jam dinding.

6. Tata Ruang Kantor (Office Lay Out)

Tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan kantor serta penyusunan alat-alat dan perabotan kantor sesuai dengan luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia sehingga memberikan kepuasan dan kenyamanan kepada karyawan dan pekerja.

Fungsi sarana dan prasarana memiliki bentuk yang berbeda-beda sesuai dengan ruang lingkupnya masing-masing. Misalnya saja, sarana dan prasarana di tempat ibadah jelas berbeda dengan sarana dan prasarana di perpustakaan. Akan tetapi, sarana dan prasarana yang berada di ruang lingkup berbeda memiliki tujuan yang sama. Berikut ini adalah beberapa fungsi dari sarana dan prasarana yaitu :

  1. Mempercepat proses pekerjaan dan memudahkan pengguna untuk melakukan pekerjaannya dengan efisien.
  2. Meningkatkan produktivitas barang atau jasa.
  3. Hasil yang berkualitas dan sesuai dengan kebutuhan.
  4. Membuat rasa nyaman dan aman bagi penggunanya.
  5. Menciptakan rasa puas kepada pengguna.

Dalam proses pengelolaan sarana dan prasarana kantor terdapat beberapa tahapan yang dapat dilakukan, yaitu :

1. Pengadaan

Semua kegiatan penyediaan sarana dan prasarana untuk menunjang pelaksanaan tugas. Dalam mengadakan sarana dan prasarana tersebut harus dilakukan perencanaan terlebih dahulu.

2. Penyimpanan

Kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung hasil pengadaan barang atau bahan kantor, baik berasal dari pembelian, instansi lain, atau yang diperoleh dari bantuan.

3. Pemeliharaan

Kegiatan terus-menerus untuk mengusahakan agar barang atau bahan kantor tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai.

4. Inventaris

Semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai sarana dan prasarana yang dimiliki. Secara singkat inventaris dapat diartikan sebagai pencatatan terhadap sarana dan prasarana.

5. Laporan

Kegiatan yang bertujuan untuk melaporkan keadaan sarana dan prasrana kantor, baik persediaan, mutasi maupun keadaan fisik dari sarana dan prasarana tersebut dalam periode tertentu.

Tersedianya sarana dan prasarana yang cukup dengan kualitas yang baik, sangat dibutuhkan setiap organisasi atau perusahaan dimanapun dalam menyelenggarakan kegiatannya untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Tanpa adanya sarana dan prasarana, mustahil tujuan akan dapat dicapai. Demikian halnya kantor, tempat berlangsungnya kegiatan yang berkaitan dengan ketatausahaan atau administrasi yang sangat memerlukan sarana dan prasarana kantor. Agar semua kegiatan yang berhubungan dengan perbekalan kantor baik yang bersifat administrasi maupun teknis operasional dapat dijalankan dengan baik dan efisien, maka pelaksanaan atau pengelolaan sarana dan prasarana kantor harus dilakukan dengan baik pula.