Sistem Manajemen Pergudangan

Sistem Manajemen Pergudangan

 

Sistem manajemen gudang ditujukan untuk menangani dan mengendalikan material di dalam gudang. Meskipun terbatas pada gudang, sistem ini mampu menangani masalah-masalah kritis dan kompleks, menjaga agar seluruh rantai suplai (supply chain) tetap lancar. Manajemen gudang (warehouse management) berkaitan dengan pergerakan, pengambilan, pengepakan, dan penyimpanan stok di dalam gudang. Adanya sistem manajemen pergudangan (warehousing management system) pada dasarnya adalah untuk menangani dan mengendalikan material yang ada di dalam gudang.

Terdapat beberapa fungsi dasar dari sebuah sistem manajemen pergudangan yaitu :

  1. Pemenuhan permintaan pelanggan lebih cepat.
  2. Penentuan lokasi dan ketersediaan stok.
  3. Pelaporan inventory dan reorder tepat waktu.

Sistem manajemen gudang menangani pekerjaan utama dari sebuah gudang seperti manajemen penyimpanan, manajemen unit penyimpanan, manajemen barang yang berbahaya, pemrosesan pesanan, keluar dan masuknya material, pengambilan stok, pemeriksaan, dan pengisian ulang. Sistem manajemen gudang yang baik diperlukan untuk membuat arus barang tertata dengan rapi, teratur, dan dapat diperiksa jika sewaktu-waktu diperlukan.

Berikut ini ada 6 tips yang dapat dilakukan untuk meningkatkan sistem manajemen gudang perusahaan agar dapat berjalan dengan baik :

1.  Membuat Data Akurat

Salah satu cara dalam sistem manajemen gudang yang harus perusahaan terapkan adalah membuat data yang akurat. Hal ini karena data gudang terdiri dari data pembelian, stok barang, dan juga penjualan. Ada baiknya Anda mengetahui data penjualan periode yang lalu, data penjualan saat ini, serta target pemasaran dan forecast penjualan periode berikutnya. Data yang akurat diperlukan untuk menentukan  forecast penjualan dan untuk mengetahui seperti apa rencana pemasaran dan target Anda.

2.  Membuat Forecast Persediaan

Salah satu cara dalam sistem manajemen gudang yang harus perusahaan terapkan adalah dengan membuat forecast persediaan stok barang. Memiliki item yang mencapai jumlah hingga ratusan ribu menjadi tantangan tersendiri bagi perusahaan. Memang membuat forecast persediaan stok barang tidak mudah karena Anda harus mengecek alur stok barang Anda. Namun, jika Anda tidak membuat sistem manajemen gudang yang baik, Anda akan memiliki risiko kehilangan stok barang baik dalam jumlah kecil hingga jumlah besar.

3.  Lakukan Pengecekan

Salah satu cara dalam sistem manajemen gudang yang harus perusahaan terapkan adalah melakukan pengecekan kembali sebelum memasukan barang ke gudang. Pengecekan kembali bisa perusahaan lakukan sebelum memberikan kode agar perusahaan dapat mengecek ada atau tidaknya barang yang dicatat dalam stok gudang. Pengecekan ini juga bisa membantu perusahaan untuk mengetahui barang mana yang memiliki kecacatan, salah produksi, dan kesalahan lainnya sebelum memutuskan untuk menyimpannya di gudang (warehouse). Untuk barang yang sudah teridentifikasi mengalami kecacatan, Anda dapat mengumpulkannya ke dalam suatu tempat dan berikan tanda khusus.

4.  Memisahkan Stok Barang Lama dan Baru

Cara yang bisa digunakan untuk membuat sistem manajemen gudang yang baik adalah dengan cara memisahkan stok barang yang sudah lama dengan barang yang baru. Ketika Anda mencampur stok barang lama dan baru di satu tempat, baik dengan di sengaja atau tidak hanya akan membuat Anda bingung dalam pemasukan dan pengecekan data stok barang. Pemisahan stok barang lama dan baru berguna juga untuk mempermudah perhitungan jumlah stok lama yang sudah terjual ataupun yang belum terjual.

5.  Jadwal Persediaan Barang

Cara lainnya dalam sistem manajemen gudang yang harus perusahaan terapkan adalah membuat jadwal persediaan barang. Perusahaan dapat membuat jadwal pembelian kepada supplier untuk memudahkan perusahaan dalam mengerjakan forecast. Selanjutnya, perusahaan juga bisa membuat jadwal penerimaan dan pengiriman barang.

6.  Mengatur Tata Letak

Dalam sistem manajemen gudang perusahaan juga harus menerapkan pengaturan tata letak gudang dengan optimal. Pertama, perusahaan harus mengetahui karakter stok barang, kemudian perusahaan dapat mengatur layout warehouse baik sewa gudang atau gudang yang dimiliki perusahaan. Hal ini juga penting untuk perusahaan yang bergerak dibidang bisnis ritel yang beberapa barangnya memiliki masa kadaluarsa.