Teknik Menjadi Pendengar yang Baik dalam Communicate to Lead

pelatihan dan sertifikasi BNSP bidang MSDM/HRD

Teknik Menjadi Pendengar yang Baik dalam Communicate to Lead

 

Komunikasi atau communicaton merupakan suatu proses penyampaian informasi berupa pesan, ide, gagasan dari satu pihak kepada pihak yang lain. Komunikasi ini dilakukan secara lisan atau verbal yang dapat dimengerti oleh kedua pihak yang melakukan komunikasi. Berdasarkan sejumlah penelitian 75% dari keseluruhan waktu digunakan untuk berkomunikasi sedangkan sisanya digunakan untuk mendengarkan. Apabila komunikasi yang dilakukan dapat berjalan dengan lancar dan menghasilkan feedback antara komunikan dan komunikator dapat diketahui bahwa informasi yang ingin disampaikan telah sesuai dengan apa yang dibutuhkan dan diinginkan.

Keterampilan mendengarkan merupakan salah satu keterampilan yang sangat diperlukan selain keterampilan berbicara dalam perusahaan. Permasalahan yang sering terjadi saat melakukan komunikasi seringkali mengalami hambatan atau gangguan saat menjadi pendengar dalam proses komunikasi terutama yang terjadi pada pimpinan perusahaan saat mendengarkan karyawannya berkomunikasi. Permasalahan yang timbul sering diakibatkan karena dalam berkomunikasi kurangnya konsentrasi saat mendengarkan seseorang sedang berbicara.

Pemimpin yang dapat mendengarkan orang lain atau karyawan saat sedang berkomunikasi merupakan pemimpin yang siap menciptakan perubahan. Dengan mendengarkan pemimpin dapat membangun hubungan yang positif dengan karyawannya, selain itu melalui mendengarkan banyak informasi yang diterima berupa peluang, permasalahan yang sedang terjadi serta dapat meminimalisir terjadinya perubahan yang tidak sesuai dengan tujuan perusahaan.

Perlunya seorang pemimpin menjadi pendengar yang baik dalam memimpin bawahannya (karyawan) merupakan hal yang paling penting dilakukan, dimana pemimpin harus bersikap objektif dan dapat memahami pesan yang disampaikan oleh lawan bicaranya dengan penuh konsentrasi, nyaman dalam menyampaikan komunikasi, umpan balik (feedback) dapat tersampaikan dengan jelas sehingga menumbuhkan hubungan kerja yang semakin baik dalam memajukan perusahaan.

Berikut macam-macam teknik menjadi figur pendengar yang baik di dalam perusahaan, diantaranya sebagai berikut :

1.  Dengarkan Dengan Mengerti Terlebih Dahulu

Menurut Petter Ducker komunikasi yang terpenting yaitu mendengar apa yang tidak dikatakan. Perlunya untuk mengetahui apa yang terjadi  terhadap orang lain dengan merefleksi kembali apa yang didengar untuk mengklarifikasi dan mengajukan pertanyaan sesuai dengan apa yang ditanyakan.

2.  Mendengarkan dengan Aktif

Kegiatan ini digunakan untuk mendengarkan dimana waktu dan aktivitas yang dikorbankan oleh pimpinan digunakan untuk mendengarkan serta memaksimalkan potensi fisik untuk memberi dan menerima respon. Pemimpin dapat dikatakan aktif untuk mendengarkan ketika pemimpin mampu memprioritaskan waktu dan aktivitasnya untuk mendengarkan bawahan atau karyawannya.

3.  Mendengarkan Dengan Empati

Mendengarkan dengan penuh empati merupakan kegiatan untuk menghadirkan ketulusan untuk mendengarkan serta ikut memahami perasaan yang dialami oleh bawahan atau karyawannya. Agar pemimpin dapat mengerti apa yang dirasakan maka harus mendengarkan dengan penuh kesabaran dan berusaha untuk tidak memotong pembicaraan saat lawan bicara sedang berbicara sehingga diharapkan pemimpin dapat memahami dan memberikan umpan balik kepada karyawan.

4.  Mendengarkan dengan Minat Orang lain dalam Pikiran

Dalam lingkungan kerja, pemimpin mampu memberikan manfaat dari gaya mendengarkan yang dapat membantu membuat merasa aman dan merasa cukup terbuka untuk memberikan masukan yang hebat, ide dan kontribusi yang besar.

5.  Menghindari Gangguan Media Sosial

Seiring perkembangan zaman yang sangat pesat gangguan teknologi seringkali menganggu konsentrasi kita saat sedang melakukan komunikasi saat komunikasi langsung maupun tidak langsung, sehingga hal tersebut dapat menganggu proses komunikasi yang sedang dilakukan, untuk menghindari hal tersebut pimpinan dapat mengurangi gangguan tersebut dengan mengaktifkan mode senyap pada ponsel khususnya atau menonaktifkan notifikasi pada handphone maupun pada komputer.

6.  Mampu Mengendalikan Emosi

Menjadi pendengar yang baik selalu mencoba untuk mengendalikan atau mengsampingkan emosinya, sehingga pemimpin dapat mendengarkan pembicaran dengan penuh perhatian, hindari untuk berasumsi atau menilai kepribadian karyawan secara langsung.

7.  Membuat Catatan Jelas dan Singkat

Membuat catatan kecil tanpa mengurangi konsentrasi saat mendengarkan merupakan hal yang penting sebagai pengingat kembali apa yang telah disampaikan oleh lawan bicaranya tanpa harus mengulangi kembali.

8.  Memberikan Umpan Balik

Tentunya hasil akhir dari sebuah komunikasi yaitu pendengar mampu memberikan umpan balik (feedback) berdasarkan permasalahan yang dihadapi dan memberikan jalan keluar sehingga tidak ada pihak yang merasa kesulitan.