Tugas dan Wewenang General Affair Dalam Perusahaan
Tugas General Affair berkaitan erat dengan kegiatan operasional suatu perusahaan. Kegiatan operasional dalam hal ini berupa pengelolaan pengadaan barang serta jasa untuk mendukung kelancaran usaha disebuah perusahaan. Barang yang dimaksud diantaranya berupa beragam peralatan serta perlengkapan kantor seperti alat tulis, perabot kantor, perangkat komputer atau laptop. Sementara untuk jasa dapat berupa penyediaan fasilitas tenaga kebersihan, office boy, atau petugas keamanan yang bisa saja direkrut dengan menggunakan sistem outsourcing.
Rincian tugas tersebut membuat seorang General Affair perlu memiliki kemampuan koordinasi yang baik. General Affair juga wajib memahami pengelolaan anggaran perusahaan terkait pengadaan barang dan jasa yang dibutuhkan perusahaan. Mengingat keterbatasan anggaran perusahaan, seorang General Affair juga harus memahami prioritas pengadaan barang maupun jasa. Termasuk biaya pemeliharaan fasilitas perusahaan yang tidak boleh luput dari perhitungan.
Adapun tugas dari General Affair adalah sebagai berikut :
1. Sebagai perwakilan suatu perusahaan untuk menjalin hubungan baik kepada pihak eksternal seperti pihak Pemda, Pemkab, Kecamatan, Kepolisan, dan lain-lain.
Aspek penting lain dari tugas seorang General Affair adalah membina hubungan baik dengan para suplier barang atau jasa. Termasuk di dalamnya membuat kontrak kerja, memastikan pembayaran tepat waktu, dan melakukan komplain mewakili perusahaan jika diperlukan.
2. Memenuhi semua kebutuhan operasional pada internal perusahaan, seperti penyediaan alat tulis kantor (ATK) untuk karyawan, pengajuan perawatan kendaraan dan lain-lain.
3. Menjaga, mendata dan merawat seluruh aset perusahaan.
Selain melakukan pembelian barang, divisi general affair juga bertanggung jawab dalam memelihara aset yang telah mereka beli. Oleh karena itu dalam perusahaan yang paling tegas ketika menemui karyawan yang tidak menjaga aset perusahaan adalah divisi General Affair karena mereka lah yang bertanggung jawab ketika terjadi kerusakan aset perusahaan.
4. Pengurusan dokumen-dokumen untuk kepentingan internal perusahaan, seperti pegurusan izin perpanjangan kerja karyawan warga negara asing di Imigrasi.
5. Pengelolaan dan pengawasan aktifitas karyawan cleaning service, office boy, security, driver dan customer service, baik itu in house maupun outsource.
6. Pemeliharaan gedung perusahaan.
Gedung perusahaan (kebersihan, tampilan luar), lingkungan perusahaan (lahan parkir yang aman, halaman kantor dan/atau gudang yang memadai), kebersihan lingkungan kerja bagi seluruh karyawan (ruang kerja, ruang meeting, lobby dan semua area perusahaan), dan perawatan instalasi listrik (mechanical dan electrical).