Dasar Manajemen Electronic Filing System (E-Filing)

Pelatihan Sdm

Dasar Manajemen Electronic Filing System (E-Filing)

Electronic Filling System bisa disebut juga sistem kearsipan elektronik yang merupakan arsip yang sudah mengalami perubahan bentuk fisik dari lembaran kertas menjadi lembaran elektronik. Proses konversi arsip dari lembaran kertas menjadi lembaran elektronik disebut alih media. Proses alih media menggunakan perangkat komputer yang dibantu dengan perangkat scanner kecepatan tinggi. Hasil alih media arsip disimpan dalam bentuk file-file yang secara fisik direkam dalam media elektronik seperti hard disk, CD, DVD dan lain-lain. Penyimpanan file-file ini dilengkapi dengan database yang akan membentuk suatu sistem arsip elektronik yang meliputi fasilitas pengaturan, pengelompokan dan penamaan file-file hasil alih media. Sistem arsip elektronik merupakan otomasi dari sistem arsip manual. Maka sistem arsip elektronik sangat tergantung dengan sistem arsip manual, dengan kata lain sistem arsip elektronik tidak akan terbentuk tanpa ada sistem arsip manual.

Manfaat kearsipan elektronik yaitu :

  1. Cepat ditemukan dan memungkinkan pemanfaatan arsip atau dokumen tanpa meninggalkan meja kerja.
  2. Pengindeksan yang fleksibel dan mudah dimodifikasi berdasarkan prosedur yang telah dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu dan biaya.
  3. Pencarian secara full text, dengan mencari file berdasarkan kata kunci maupun nama dan menemukannya dalam bentuk full text
  4. Kecil kemungkinan file akan hilang, hal ini karena kita hanya akan melihat di layar monitor atau mencetaknya tanpa dapat mengubahnya. Kita dapat mencarinya berdasarkan kata atau nama file jika tanpa sengaja dipindahkan. Tentunya ada prosedur untuk membackup ke dalam media lain, misalnya CD atau external hard disk.
  5. Menghemat tempat, dengan kemampuan 1 CD-RW berkapasitas 700 MB akan mampu menyimpan dokumen dalam bentuk teks sebanyak ± 7000 lembar (1 lembar setera dengan 100 KB dalam format PDF) atau ± 700 foto (1 foto setara dengan 1 MB dalam format JPEG).
  6. Mengarsip secara digital, sehingga risiko rusaknya dokumen kertas atau buram karena usia dapat diminimalisir karena tersimpan secara digital. Juga berisiko akan berpindahnya dokumen ke folder yang tidak semestinya tau bahkan hilang sekalipun akan aman karena disimpan secara digital.
  7. Berbagai arsip secara mudah, kerena berbagi dokumen dengan kolega maupun klien akan mudah dilakukan melalui LAN bahkan internet.
  8. Meningkatkan keamanan, karena mekanise kontrol secara jelas dicantumkan pada buku pedoman pengarsipan secara elektronik, maka orang yang tidak mempunyai otorisasi relatif sulit untuk mengaksesnya.
  9. Mudah dalam melakukan recovery data, dengan mem-backup data ke dalam media penyimapanan yang  compatible. Bandingkan dengan me-recovery dokumen kertas yang sebagian terbakar atau terkena musibah banjir ataupun pencurian, pemback-upan akan sulit dilakukan lagi.

Dalam pemilihan media penyimpanan, harus dikenali tipe media yang tepat dan memastikan untuk memilih jenis yang sesuai dengan kebutuhan dan tujuan penyimpanan.

Beberapa media yang dapat digunakan untuk penyimpanan data dan informasi adalah sebagai berikut :

  1. Pita magnetic, media penyimpanan yang terbuat dari bahan magnetic dengan lapisan plastic tipis.
  2. Piringan magnetic, media penyimpanan berupa disk.
  3. Piringan optic, piringan yang mampu menampung data 100 bahkan 1000 kali lipat lebih banyak daripada disket.
  4. USB Flash Disk, alat penyimpan data yang cara penggunaannya dengan menghubungkan Flash disk ke port USB pada komputer atau laptop.
  5. Kartu memori, jenis penyimpanan seperti plastic kecil yang biasa digunakan pada kamera digital, ponsel, handycam.

Dalam menggunakan arsip elektronik, kita memerlukan alat yang disebut dengan hardware (perangkat keras) dan software (perangkat lunak). Dua hal tersebut penting dalam implementasi sistem kearsipan elektronik, sehingga harus ditentukan dan dianalisa hardware dan software apa yang akan digunakan dalam sistem kearsiapn tersebut.

1. Pemilihan Hardware

Beberapa kategori yang perlu diperhatikan dalam pemilihan hardware adalah sebagai berikut :

  • Kemampuan hardware, menyangkut kemudahan melakukan input, kecepatan proses, kapasitas penyimpanan, kualitas keluaran.
  • Keandalan hardware, berhubungan dengan tingkat atau frekuensi kegagalan proses secara teknik.
  • Biaya, harus memperhitungkan harga beli, biaya pemasangan dan pemeliharaan, dan biaya operasi (upah dan kegunaan).
  • Fleksibilas dan kompatibilitas, perangkat yang dipilih harus kompatibel apabila dihubungkan dengan perangkat yang lain agar tidak membatasi gerak arsip dan mempersulit kegiatan kearsipan.

2. Analisis pemilihan software

Tujuan dilakukannya analisis terhadap software yang akan digunakan dalam sistem arsip elektronik adalah agar dapat memilih sesuai dengan sistem dan mudah dalam mengoperasikannya. Untuk mendapatkan perangkat lunak, Anda dapat memilih satu dari beberapa item berikut :

  • Membeli perangkat lunak yang sudah ditulis atau dibuat perusahaan software. Cara ini memang praktis tetapi memakan biaya yang cukup banyak karena harga software-nya yang masih mahal.
  • Menyewa program aplikasi dengan internet. Jasa penyimpanan data atau dokumen secara online dapat dimanfaatkan untuk arsip elektronik, selain tidak memakan biaya yang banyak, penggunaan ini dapat mempermudah akses penyimpanan dan pengambilan dokumen serta tidak perlu khawatir akan virus yang kemungkinan menyerang komputer.
  • Membuat dan mengembangkan sendiri program aplikasi baru yang disesuaikan dengan kondisi perusahaan. Keuntungan dari sistem ini jelas memberikan kemudahan bagi kantor karena programnya telah disesuaikan dengan kebutuhan sedangkan kelemahannya adalah program ini harus dikerjakan oleh ahli arsip dan ahli pemrograman komputer.

3. Pengendalian Keamanan

Pengendalian keamanan sistem fisik bertujuan agar menghindari kerusakan atau kehilangan dokumen. Pengendalian ini dapat dilakukan dengan menetapkan kondisi sebagai berikut :

  • Memberikan batasan akses ke sistem (hanya orang berwenang, yang boleh mengakses sistem)
  • Pengaturan suhu ruang komputer agar terhindar dari panas berlebih, kelembaban, kebakaran, dan bahaya lain yang mungkin terjadi.
  • Perlu adanya backup terhadap file penting untuk antisipasi adanya kerusakan pada file yang asli.
  • Perlu adanya perlindungan asuransi untuk komponen sistem jika memungkinkan. Dengan adanya perlindungan ini, kontinuitas operasi sistem masih dapat berjalan meskipun setelah terjadi bencana tertentu. Hal ini karena asuransi telah menjamin atau mengganti komponen perangkat yang rusak.