Fungsi Office Management

Pelatihan Sdm

Fungsi Office Management

 

Secara singkat pengertian manajemen perkantoran merupakan bagian dari proses pengarahan secara menyeluruh terhadap aktivitas-aktivitas ketatausahaan dari sebuah kantor untuk mencapai tujuan secara efektif dan efesien. Banyak pendapat lain dari para ahli yang mendefinisikan mengenai manajemen perkantoran (office management), tetapi semua sepakat mengatakan bahwa manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (menyusun dan mengatur), mengarahkan (memberi arahan dan petunjuk), mengawasi dan mengendalikan (melakukan kontrol sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal), sesuatu hal ini pada umumnya yang berhubungan dengan pekerjaan perkantoran. Namun seiring dengan perkembangan dan kemajuan serta kebutuhan yang mucul, maka manajemen perkantoran saat ini tidak hanya mengatur hal-hal yang berkaitan dengan pekerjaan perkantoran semata, melainkan ruang lingkupnya dan fungsinya telah meluas meliputi banyak hal atau faktor lainnya seperti berikut ini :

  1. Kepegawaian Perkantoran (Office Personnel)
  2. Metode Perkantoran (Office Methods)
  3. Perlengkapan Perkantoran (Office Equipment)
  4. Fakor Fisik dalam Kantor (Physical Office)
  5. Biaya Perkantoran (Office Cost)
  6. Kebijakan Perkantoran (Office Policies)

Kantor sebagai pusat konsentrasi dalam melaksanakan segala aktivitas perusahaan, di dalamnya terdapat manusia, uang, material, metode, dan pasar sebagai sumber daya yang akan dikelola. Sumber daya ini ditujukan bagi pelaksanaan pengumpulan, pengelolaan, penyimpanan, dan penyaluran informasi agar hasil pekerjaan kantor bisa tercapai tujuan, yakni tersedianya informasi yang siap pakai, oleh karena itu maka hendaklah diterapkan fungsi-fungsi manajemen terhadap sumber-sumber daya tersebut. Fungsi manajemen perkantoran sama halnya dengan fungsi manajemen pada umumya, di mana pengelolaannya terfokus pada lingkup pekerjaan kantor.

Fungsi manajemen perkantoran diantaranya yaitu :

1.  Perencanaan

Fungsi perencanaan atau planning dalam manajemen perkantoran adalah fungsi yang akan digunakan dalam menentukan tindakan untuk mencapai hasil yang diinginkan. Jadi, dalam fungsi perencanaan ini manajer harus memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber daya yang dimiliki.

2.  Pengorganisasian

Fungsi pengorganisasian (organizing) dalam manajemen perkantoran ini dapat mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas yang sudah dibagi tersebut. Fungsi pengorganisasian dalam manajemen sangat penting karena dapat membantu mewujudkan struktur organisasi yang jelas; dapat mendeskripsikan tugas setiap bidang atau bagian dalam organisasi secara jelas; wewenang dan tanggung jawab dalam organisasi menjadi lebih jelas; dapat memperlihatkan antar tugas setiap unit organisasi dan sumber daya manusia yang diperlukan dapat diketahui.

3.  Pengarahan

Fungsi pengarahan (commanding) dalam manajemen perkantoran merupakan fungsi manajemen yang berhubungan dengan usaha memberi bimbingan, saran, perintah atau instruksi pada bawahan dalam menjalankan tugas, agar tugas dapat dijalankan dengan baik dan tertuju pada tujuan yang telah ditetapkan sejak awal.

4.  Pengawasan

Fungsi pengawasan (controling) dalam manajemen perkantoran sangat diperlukan untuk menjaga agar semua kegiatan dan efektivitas penggunaan sumber daya yang ada tidak menyimpang dari rencana sehingga tujuan organisasi atau perusahaan bisa terwujud.