Successful Corporate Event Management

Pelatihan Sdm

Successful Corporate Event Management

Corporate event management dapat didefinisikan sebagai mengorganisir sebuah event perusahaan yang dikelola secara professional, sistematis, efisien dan efektif  yang kegiatannya meliputi dari konsep (perencanaan) sampai dengan pelaksanaan hingga pengawasan. Dalam event management, semua orang harus bekerja keras dengan visi yang sama untuk menghasilkan event yang sesuai dengan harapan.

Menurut Goldblatt (2002), sebuah event yang sukses mempunyai lima tahapan penting yang harus diperhatikan, diantaranya yaitu:

1. Research

Dalam melaksanakan sebuah event terdapat lima pertanyaan (why, who, when, where, what) yang bisa digunakan dalam memutuskan pelaksanaan sebuah event, yaitu:

  • kenapa suatu event harus diadakan?
  • siapa publik dari event yang akan diadakan?
  • kapan event akan diadakan?
  • dimana event akan diadakan?
  • apa yang akan ditampilkan pada event?

Setelah menjawab kelima pertanyaan tersebut, lalu dilakukan analisis SWOT (Strenght, Weakness, Opportunity, Threats) untuk mendapatkan dan memastikan semua tahapan berjalan dengan sistematis.

2. Design

Ide baru bisa membantu membuat aktivitas yang sesuai dengan tujuan pelaksanaan event yang bisa dilakukan dengan cara brainstorming dan mind mapping. Kreativitas harus sangat didukung oleh event manager, karena pada akhirnya produk yang ditawarkan berupa seni kreatif. Kreativitas merupakan hal utama dalam setiap proses manajemen event. Brainstorming dan mind mapping yaitu kegiatan dimana semua anggota dikumpulkan dan mengajukan ide masing-masing selanjutnya dihubungkan dan dikonstruksi menjadi satu filosofi event yang mencakup keuangan, sosial, budaya dan aspek penting lainnya dalam pelaksanaan sebuah event. Brainstorming berfokus mengenai tema dan konsep acara, bagaimana dekorasi dan artistik, hiburan yang disajikan, strategi komunikasi yang akan digunakan, dan sebagainya. Pada tahap ini juga dilakukan studi kelayakan event untuk menyaring ide kreatif yang muncul.

3. Planning

Planning atau perencanaan adalah tahap paling lama dalam proses manajemen event. Bila pada tahap research dan design dilakukan dengan baik, maka tahap perencanaan bisa dilakukan dengan mudah. Tapi bila research dan design belum dilakukan dengan baik, maka akan sangat mungkin terjadi ketidaksesuaian pada tahap perencanaan dan dilakukannya pergantian pada rencana utama dengan rencana pengganti.

Dalam tahap perencanaan melibatkan penggunaan tiga dasar hukum yakni waktu, tempat, serta tempo. Kejelian dalam memanfaatkan ketiga hal tersebut akan sangat mempengaruhi hasil dari event yang diselenggarakan.

4. Coordination

Coordination (koordinasi) merupakan tahap yang paling banyak dilakukan saat pelaksanaan atau eksekusi pada tahap sebelumnya yaitu mengeksekusi rencana yang telah dibentuk dengan matang. Pada tahap ini peran event manager sangat penting dimana event manager dihadapkan pada banyak pilihan yang mengharuskan pengambilan keputusan demi keputusan dilakukan dengan profesional sehingga berdampak baik pada hasil dari event yang diselenggarakan.

5. Evaluation

Evaluation (evaluasi) yaitu tahap dimana dilakukan penilaian pada event dari tahap pertama hingga event telah selesai diselenggarakan. Penilaian pada evaluasi sendiri berfungsi untuk menjadi bahan acuan pada penyelenggaraan event serupa yang akan diselenggarakan selanjutnya. Evaluasi merupakan proses penilaian, pengukuran akan efektivitas strategi yang digunakan dalam upaya mencapai tujuan perusahaan. Data yang diperoleh dari hasil evaluasi tersebut akan digunakan sebagai analisis situasi dalam program berikutnya. Hal ini bertujuan untuk melihat keberhasilan dari acara tersebut dan melihat kelebihan dan kelemahan acara.