Perencanaan Tata Letak Kantor Yang Baik

Pelatihan Sdm

Perencanaan Tata Letak Kantor Yang Baik

 

Perencanaan tata letak kantor yang baik bisa disebut juga dengan istilah office layout. Pada dasarnya tata letak perkantoran adalah penentuan kebutuhan ruang untuk menyiapkan susunan yang praktis dari faktor fisik yang dianggap dibutuhkan bagi pelaksanaan kerja di perkantoran. Atau juga bisa didefinisikan sebagai cara penyusunan perabotan dan juga peralatan pada luas lantai yang tersedia. Jadi, tata letak perkantoran adalah pengaturan dan penyusunan seluruh mesin kantor, alat perlengkapan kantor serta perabot kantor pada tempat yang tepat, sehingga pegawai bisa bekerja dengan nyaman, baik, bebas, dan leluasa untuk bergerak. Hal tersebut tentunya akan tercapai efisiensi kerja.

Terdapat 2 rumusan yang berkaitan dengan pengertian dari tata letak perkantoran, yaitu sebagai berikut :

  1. Penataan kantor sebagai penyusunan alat perlengkapan dan perabotan pada luas yang tersedia.
  2. Penataan kantor adalah penentuan tentang berbagai kebutuhan ruang dan penggunaan secara detail dari sebuah ruang. Hal tersebut bertujuan untuk penggunaan suatu susunan yang praktis dari berbagai faktor pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang seminimal mungkin.

Tata letak perkantoran harus direncanakan diatas kertas sebelum menempatkan perabotan, mesin dan sebagainya ke posisinya. Suatu garis besar ruangan digambar menurut skala pada kertas segi empat yang memperlihatkan posisi pintu, jendela dan penghalang seperti pilar, penopang dan radiator. Blok atau potongan kecil kertas berwarna yang dipotong menurut skala untuk mengambarkan meja kerja, lemari arsip, mesin, lemari, dan sebagainya dapat disusun dan diatur ulang pada rancangan tersebut hingga tata letak ruang yang sesuai diperoleh. Rancangan tersebut harus diuji secara tuntas, dengan menandai arus normal kerja dari satu juru tulis ke juru tulis yang lain, dan gerakan yang mungkin harus dibuat oleh para juru tulis diantara meja kerja mereka dan lemari arsip atau peralatan lain. Sewaktu merencanakan tata letak perkantoran yang baru, pandangan staf harus didengar. Mereka mungkin mempunyai gagasan yang berguna dan mereka lebih mudah menerima rencana akhir apabila mereka, atau wakil mereka, ikut serta dalam perkembangannya.

Dua hal yang harus di perhatikan dalam merencanakan tata ruang kantor :

1. Ruangan

Dalam perencanaan kantor, ruang yang memadai harus disadiakan bukan hanya untuk  menempatkan perabotan dan peralatan lain, tetapi juga memungkinkan pergerakan yang mudah dari satu bagian ke bagian ruangan yang lain.

2. Pelayanan

Tata ruang harus memperhatikan perlengkapan pelayanan umum, terutama kabel listrik, kabel telepon dan kabel yang menghubungkan terminal apa pun jenisnya dengan komputer. Fleksibilitas yang besar dapat diperoleh dengan memasukan kabel kedalam saluran di bawah lantai atau di atas langit-langit. Yang belakangan ini kurang dianjurkan karena sambungan yang ditarik dari atas tidak sedap dipandang  dan mungkin rentan terhadap kerusakan yang tidak disengaja.

Tata ruang kantor yang ergonomi menurut Wingjosoebroto (2003:74) adalah pengaturan dan tata letak fasilitas kerja untuk mencari gerakan-gerakan kerja yang efisien seperti halnya dengan pengaturan gerakan material handling dan disesuaikan dengan aliran kegiatan dan gerakan yang efisien. Jadi yang di maksud tata ruang kantor yang ergonomi adalah pengaturan tempat kerja, penyusunan perabot dan perlengkapan dengan menggunkan gerakan yang efektif, efisien, nyaman dan aman, disesuaikan juga dengan kebutuhan tubuh manusia, pekerjaan, dan lingkugan kerjanya sehingga mendapatkan kerja yang lebih optimal.